Si se enfrenta por primera vez a un proceso de auditoria externa, es posible que sienta cierta inquietud. Durante cierto tiempo se encontrará con personas que llegan a su empresa, ocupan sus oficinas, insumen tiempo de sus empleados, le revisan documentación y plantean interrogantes que debe evacuar con cierta celeridad.

Es cierto… pero usted puede estar preparado para que los requerimientos del auditor externo no lo tomen por sorpresa y el proceso se conduzca con eficacia y eficiencia. Se exponen una serie de puntos que son aplicables en la generalidad, existen otros que dependerán de cada caso en particular.

El conocimiento del cliente y la planificación del trabajo

El proceso iniciará con una reunión donde el auditor del proyecto se lleve una “primera impresión» y recabe el conocimiento del negocio a auditar. Por el simple hecho de encontrarse ante la primer auditoria, la preparación de la información a brindar al auditor, así como las reuniones solicitadas por este último pueden verse como más “complicadas» o que insumen un tiempo importante de los recursos de la empresa. Con el paso del tiempo y luego de efectuar auditorias recurrentes los tiempos se reducirán.

La información recabada en esta etapa, será trasmitida al equipo de trabajo para que éste, pueda ejecutar el trabajo. El auditor buscará determinar las áreas de riesgo que son significativas para su análisis; así como la posibilidad de efectuar trabajos preliminares al cierre. Se indagará respecto a la actividad de la empresa, ámbito empresarial, volumen de sus operaciones, personal ocupado, formas de financiamiento, normativa legal del sector, entre otras.

Esta instancia es ideal para fijar las principales fechas que guiarán el cronograma del trabajo hasta su conclusión en la emisión del informe y quizás, en la carta de control interno (subproducto de la auditoria que no es motivo de este artículo).

¿Qué información debe estar preparado a brindar?

• Este listado de información que está lejos de ser taxativo, y dependerá del tipo de empresa y las áreas de riesgo identificadas por el auditor:
• Documentación societaria (copias de estatutos, contrato social, libros, y todo lo relacionado con la constitución y resoluciones de los órganos de administración)
• Estados contables y notas del ejercicio anterior
• Información contable básica. Es importante tener cerrada la contabilidad con anterioridad a la llegada de los auditores, por lo menos para un período intermedio. Esto puede ayudar a que el auditor efectúe procedimientos preliminares al cierre. Seguramente se le solicite un balancete con el máximo nivel de detalle.
• Si es una empresa comercial se consultará respecto al manejo de inventarios y el recuento de cierre.
• Composición de inventarios de deudores y proveedores a efectos de realizar muestras para circularización de saldos.
• Nómina de las instituciones bancarias, y asesores externos con que trabaja la empresa, para su circularización.
• Copias de información interna de la empresa, como organigrama, manuales de procedimientos, y otros.
• Comunicaciones existentes con organismos reguladores de la actividad.
• Si tiene un departamento de auditoria interna, se solicitarán los informes que han elevado a la dirección.

Es importante trasmitir al personal encargado de proporcionar la información a los auditores que debe entregarla sobre una base de integridad, oportunidad, coherencia, y fundamentalmente que se encuentre revisada. Lo anterior redundará en la optimización de los tiempos, evitando que deba realizar explicaciones adicionales para aclarar cuestiones confusas o poco claras.

Es esencial para este tipo de servicio, que la contabilidad sea llevada en tiempo y forma, con un adecuado seguimiento y control. Si cumple con lo anterior, las semanas que dura el proceso serán más tolerable.