klachtenregeling

KLACHTENREGELING

Auren hecht aan tevreden klanten. Daarom werken we continu aan de kwaliteit van onze dienstverlening. Mocht u desondanks ontevreden zijn over een aspect van onze organisatie, dan nodigen wij u nadrukkelijk uit om ons dat zo snel mogelijk te laten weten. Hiervoor hebben wij deze klachtenregeling opgesteld.

Het doel van onze klachtenregeling is primair om klachten van klanten dan wel van andere externe belanghebbenden, naar ieders tevredenheid op te lossen. Daarnaast is het doel van onze klachtenregeling om van de klachten te leren en indien nodig onze werkwijze aan te passen.

Wij gaan ervan uit dat meldingen te goeder trouw zijn en uiting geven aan oprechte en gegronde zorg. Alle meldingen zullen door ons met de grootst mogelijke zorgvuldigheid worden beoordeeld door onze Compliance Officer.

HOE DIENT U UW KLACHT IN?

U kunt uw klacht als volgt indienen:

  • schriftelijk bij de heer R.W. Henneke RA, Compliance Officer van Auren*

Indien uw klacht gericht is tegen de heer R.W. Henneke RA dan kunt u uw klacht indienen bij de heer B.J.A. Vial AA RB, bestuurder bij Auren Nederland.

STUUR UW BRIEF MET DE VERMELDING ‘VERTROUWELIJK’ NAAR

Auren  
T.a.v. de heer R.W. Henneke RA (of de heer B.J.A. Vial AA RB)
 
Amsterdamseweg 3 
3812 RN Amersfoort

Of naar:
Prof. J.H. Bavincklaan 2
1183 AT Amstelveen

WAT MELDT U BIJ HET INDIENEN VAN EEN KLACHT?

Wij vragen u, indien van toepassing, de volgende gegevens te vermelden:

  • uw eigen naam, bedrijfsnaam, adres, (mobiele) telefoonnummer en/of e-mailadres;
  • een duidelijke omschrijving van de klacht, inclusief alle relevante feiten en omstandigheden;
  • de naam van de medewerker of het directielid tegen wie de klacht is gericht;
  • de reden waarom u de klacht indient;
  • de dagtekening;

Indien de klacht in een vreemde taal (anders dan Nederlands of Engels) is gesteld en een vertaling voor een goede behandeling van de klacht noodzakelijk is, draagt de klager zorg voor een officieel erkende vertaling.

  • de klacht kan ook een voorstel voor afwikkeling van de klacht bevatten.

HOE WORDT UW KLACHT BEHANDELD?

Wij behandelen uw klacht als volgt:

  • binnen 2 weken na ontvangst van uw klacht zullen wij:
    • de ontvangst van uw klacht schriftelijk bevestigen;
    • schriftelijk reageren om de klacht af te handelen en indien mogelijk een bevredigende oplossing aanbieden.
  • bij de ontvangstbevestiging wordt vermeld:
    • de verdere procedure;
    • de contactpersoon;
    • de mogelijkheid te worden gehoord of daarvan af te zien;
    • de afhandelingstermijn indien mogelijk.
  • bij een reactie op uw klacht geven wij aan wie of welke afdeling van ons kantoor uw klacht behandeld heeft (in beginsel Auren Compliance Office). Ook geven wij u aan op welke wijze wij uw klacht willen afhandelen. Als dat niet direct kan, zullen wij aangeven binnen welke termijn we verwachten dat de klacht afgehandeld kan worden.
  • Auren Compliance Office zendt een klacht die niet voor hem bestemd is zo spoedig mogelijk terug aan de klager. Het begeleidende schrijven vermeldt de reden van terugsturen.
  • de behandeling van de klacht geschiedt door een medewerker of medewerkers die niet bij de gedraging waarop de klacht betrekking heeft, betrokken is of zijn geweest.
  • Auren Compliance Office is niet verplicht de klacht in behandeling te nemen:
    • indien zij betrekking heeft op een gedraging die door de indiening van een klacht aan het oordeel van de klachtencommissie van de beroepsorganisaties of een klachtinstantie van een andere accountantsorganisatie of accountantskantoor is onderworpen, dan wel onderworpen is geweest;
    • indien zij betrekking heeft op beroepsmatig handelen dat langer dan drie jaar na constatering daarvan of langer dan zes jaar vóór indiening van de klacht, heeft plaatsgevonden;
    • indien zij betrekking heeft op een gedraging die door de indiening van een klacht aan het oordeel van de accountantskamer is onderworpen, dan wel onderworpen is geweest;
    • zolang ter zake van de gedraging waarop de klacht betrekking heeft een opsporingsonderzoek op bevel van de officier van justitie of een vervolging gaande is, dan wel indien de gedraging deel uitmaakt van de opsporing of vervolging van een strafbaar feit en ter zake van dat feit een opsporingsonderzoek op bevel van de officier van justitie of een vervolging gaande is.
  • Auren Compliance Office neemt een klacht niet in behandeling indien niet is voldaan aan enig bij het klachtenreglement gesteld vereiste voor het in behandeling nemen van klachten, mits de klager de gelegenheid heeft gehad het verzuim te herstellen binnen een hem daartoe gestelde termijn.
  • van het niet in behandeling nemen van de klacht stelt Auren Compliance Office de klager zo spoedig mogelijk doch uiterlijk binnen vier weken na ontvangst van de klacht schriftelijk in kennis.
  • Auren Compliance Office stelt de klager en de medewerker op wiens gedraging de klacht betrekking heeft in de gelegenheid te worden gehoord. Van het horen kan worden afgezien indien de klacht kennelijk ongegrond is. Van het horen wordt tevens een verslag gemaakt.
  • de klacht vervalt zodra klager aan Auren Compliance Office te kennen geeft dat de medewerker op wiens gedraging de klacht betrekking heeft, naar tevredenheid aan zijn klacht tegemoet is gekomen
  • Auren Compliance Office draagt zorg voor de registratie van de ingediende klachten.

NIET TEVREDEN?

Bent u van mening dat uw klacht niet volgens de bovengenoemde werkwijze is behandeld? Of is uw klacht niet naar uw tevredenheid afgehandeld? Dan kunt u dat schriftelijk kenbaar maken bij de heer B.J.A. Vial AA RB, bestuurder bij Auren Nederland.

STUUR UW SCHRIFTELIJKE REACTIE NAAR:


Auren  
t.a.v. de heer B.J.A. Vial AA RB 
 
Amsterdamseweg 3 
3812 RN Amersfoort

Of naar:
Prof. J.H. Bavincklaan 2
1183 AT Amstelveen

VASTLEGGING GEGEVENS

Mede in verband met onze beroepsregels zullen alle aspecten van de afhandeling van uw klacht worden vastgelegd. Uiteraard gaan wij zorgvuldig en vertrouwelijk met de informatie om. Wij hopen op een goede verdere relatie en samenwerking.

 * waar in dit document wordt gesproken over Auren wordt daarmee bedoeld Auren Nederland B.V. en haar dochterondernemingen.