En los últimos 10 años, las estructuras que soportan las empresas han experimentado un cambio muy importante. El sector hotelero no ha sido ajeno a ello. Las necesidades de información actuales han dejado obsoletas a los sistemas tradicionales de contabilidad de gestión.

Dichos sistemas, en términos globales, fallan al no producir información oportuna ante el marco competitivo actual. De manera más detallada, se puede señalar que las principales limitaciones de los sistemas convencionales ha sido la falta de visibilidad, la distorsión sistemática del coste de los productos o servicios causada por el uso de métodos basados en el volumen de producción para absorber los costes indirectos, la falta de análisis de las unidades no productivas, y la ausencia de relevancia de la información para la toma de decisiones.

ABC trata de una gestión de Costes Basada en Actividades. Permite imputar los costes, en especial los indirectos, de una forma mucho más precisa a los productos, servicios, clientes, mercados….., y lo que es más interesante, realizar simulaciones del tipo “what if”. Y todo ello, orientado a la toma de decisiones. Es la herramienta para asegurar la mejora continua en la compañía.

Las empresas de servicios son ideales para la aplicación de un sistema ABC, incluso  más que las empresas industriales: la mayoría de costes son indirectos, pocos materiales directos, su actividad de corto plazo necesita un stock sin grandes fluctuaciones, gran parte del personal proporciona un soporte indirecto y no directo a servicios y clientes.  ABC nos permite, partiendo de los gastos (cuentas contables del grupo 6 de la compañía), imputarlos a actividades a través de los inductores de coste y a su vez, a los costes objetivos (cliente del hotel, por ejemplo). De esta forma, tendremos medido el consumo de recursos por actividad y podremos definir alertas en este sentido. P.e., la actividad administrativa de la gestión de compras, medido en “nº de albaranes”, supera la “línea roja”.

Para la implantación de un ABC en una compañía hotelera, deberemos analizar previamente los procesos y las actividades que los componen. Esto dará lugar al mapa de actividades. Es la tarea crítica, pero no debemos ser demasiado ambiciosos inicialmente en el desarrollo del mapa; mejor empezar con un nº de actividades reducido (serán macro actividades), para en una segunda fase, ir creciendo.

Partiendo de los gastos (Personal, Inmovilizado, Suministros, Publicidad y relaciones públicas, Mantenimiento externo, Seguridad externa, Animación, Lavandería exterior, Alimentos, Bebidas, Material de limpieza ….), a través de la medición de consumos, definiremos los inductores de costes (cost drivers), que imputarán dichos gastos a la actividad. Y de la actividad, a los objetivos de costes (cliente, spa, excursiones …).

ABM, Gestión Basada en Actividades

Con el paso del tiempo, el ABC ha evolucionado, ampliando el objetivo inicial pretendido por dicho sistema, y desarrollando el denominado Sistema de Gestión basado en las Actividades (ABM).

ABM es una filosofía de gestión centrada en la planificación, ejecución y medida de las actividades de la empresa. Esta técnica se centra en el análisis de las actividades de la organización, en busca de la mejora continua, tratando de identificar y suprimir aquellas tareas que no contribuyen a generar valor, tanto al cliente interno como al externo y, a su vez, mejorar la aportación de las restantes actividades.

A través de la simulación, podremos realizar análisis “what if” para la toma de decisiones. Podremos analizar, p.e.,  que pasaría si el coste energético se incrementa en un 10%, o si externalizamos nuestro servicio de F&B, controlando su impacto en las actividades; de esta forma, analizaremos cuales aportan valor y cuales no como consecuencia de estas decisiones.

Por último, es importante contar con herramientas avanzadas de analítica de costes por actividad. Existen (pocas) herramientas en el mercado para el sector, que deben integrarse en los ERPs de las compañías para obtener el resultado deseado; se trata de una capa superior al sistema contable, y permite convivir con el mismo.

¡Es el futuro en la gestión de tu hotel, estamos a tu disposición!

Guillermo Giménez Gualde, socio director consultoría Auren Valencia

ggimenez@vlc.auren.es