Se acercan las navidades, y con ellas, son numerosas las dudas que invaden a las empresas, en relación con el envío de felicitaciones navideñas y el cumplimiento por otra parte, de la normativa en materia de protección de Datos, en concreto el RGPD, y la LOPDGDD. En el caso de que la felicitación se remita mediante correo electrónico, también será de aplicación lo dispuesto en la LSSICE.

En el presente artículo, vamos a centrarnos concretamente en el envío de felicitaciones navideñas a través de correo electrónico.

En primer lugar, hemos de tener en cuenta que el correo electrónico, se considera un dato de carácter personal, ya que en la mayoría de las ocasiones aporta información acerca de su titular, o permite la identificación de éste.

Por otro lado, conviene matizar qué se considera comunicación comercial de acuerdo con lo establecido por la  LSSICE, y en concreto en su anexo f). Concretamente, en la presente Ley se define la comunicación comercial como «toda forma de comunicación dirigida a la promoción, directa o indirecta, de la imagen o de los bienes o servicios de una empresa, organización o persona que realice una actividad comercial, industrial, artesanal o profesional».

Es por ello que, mediante las felicitaciones navideñas, se podría entender que estamos realizando una comunicación dirigida a la promoción indirecta de la imagen corporativa de la empresa, y por ende se trata de una comunicación comercial.

Expuesto lo anterior, los requisitos que deberán atenderse con carácter previo al envío de postales navideñas a clientes, son los siguientes:

1. Deberemos contar con la solicitud previa o el consentimiento expreso del destinatario (artículo 21.1 LSSICE):

“21.1. Queda prohibido el envío de comunicaciones publicitarias o promocionales por correo electrónico u otro medio de comunicación electrónica equivalente que previamente no hubieran sido solicitadas o expresamente autorizadas por los destinatarios de las mismas.”

Por ello, tendremos que asegurarnos que en el contrato de obra/servicio se haya incluido una cláusula en la que se solicita el consentimiento del cliente para el envío de comunicaciones comerciales (enumerando una serie de ejemplos y en concreto el de envío de felicitaciones navideñas), junto a una casilla en blanco para su marcación en caso de querer prestar el mismo.

2. En caso de que el envío de felicitaciones navideñas vaya a llevarse a cabo de forma masiva, deberemos asegurarnos de que al realizar dicho envío incluyamos las direcciones en la casilla <<Con Copia Oculta (CCO)>>ya que en el caso de dejar todas las direcciones en la casilla <<Para o Con Copia>>,estaremos permitiendo que todos los receptores vean el correo electrónico de los demás, lo que supondría un incumplimiento en materia de protección de datos, susceptible de ser sancionado por la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD).

3.Tal y como se establece en el artículo 21.2 de la LSSICE, se deberá de incluir una dirección de correo electrónico, en la que poder ejercitar el derecho de oposición al tratamiento de los datos personales con fines comerciales, quedando prohibido el envío de comunicaciones que no incluyan dicha dirección.

4. Por último, en el caso de que la organización disponga de un Registro de Actividades de Tratamiento, deberemos de incluir esta nueva finalidad, la cual supone un tratamiento de datos con tal de realizar comunicaciones comerciales y en concreto en este caso de postales navideñas.

Beatriz Coso Romeral, Auren Consultores Seguridad de la Información