La historia de la humanidad está marcada por revoluciones que han tenido en común la mejora continua, el incremento de la productividad y la mejora del nivel de bienestar. A lo largo de la historia las máquinas han ido sustituyendo a las personas requiriendo cada vez menor esfuerzo físico y disminuyendo el tiempo dedicado a las actividades productivas. Las llamadas 4 revoluciones (cazadora, agrícola, industrial y tecnológica-digital) han aportado avances en derechos socio-político-económico-laborales y han contribuido firmemente al progreso de la humanidad.

En esta línea, en los próximos años debemos asumir que la automatización de tareas se ocuparán de la mejora continua de los procesos de negocio. Es una realidad esperada. 

Datos y predicciones

Según Gartner, entre el 30.40% de los procesos de negocio actuales resultan susceptibles de automatizarse. Mientras, McKinsey va aún más allá estimando que para el año 2025 la automatización puede llegar al 85% de los actuales procesos operativos. Por su parte, desde el Institute for Robotic Process Automation se apunta que la automatización aportará 10-35% de ahorros en costes. En esta misma línea Jaime Pereña (Director de estrategia de inteligencia artificial de Microsoft) en la edición de Governa-Auren, Diseñando el mañana apunta que “en los próximos años la inteligencia artificial aportará ahorros cifrados en 1,2 billones de dólares derivados de transformación de procesos de negocio impulsados desde las empresas…/… nos permitirá ir más deprisa y hacer más cosas”. A lo que habría que añadir, suprimiendo el error humano.

Automatización de procesos

Los procesos de automatización se entienden como proyectos de mejora continua en los que determinadas tareas que cumplen unas reglas pasan a automatizarse por aplicaciones informáticas-robots. Estos proyectos se diagnostican y cubren todas las áreas funcionales.

Nos estamos refiriendo a la optimización de tareas que responden a reglas tales como:

• tratan gran cantidad de datos;
• se rigen por reglas predefinidas o establecidas;
• tienen puntos de partida y final en los sistemas de información;
• necesitan algún tipo de valoración o cálculo manual;
• se ejecutan con rutinas repetitivas;
• son susceptibles de ejecutarse fuera de la jornada laboral; y
• presentan tasa de errores.

Impacto de la automatización en sector consumo y retail

En el sector consumo y retail aún persisten numerosos procesos denominados de soporte o de back office que están sustentados por tareas intensivas, rutinarias, manuales y de comprobación, todas ellas sujetas al error humano. Las empresas están orientadas a ganar competitividad apoyando su crecimiento (orgánico, inorgánico, internacionalización,…) y defendiendo su margen. En este entorno la mejora de la productividad de los recursos empleados constituirá un factor clave de subsistencia. La automatización de procesos (robots) resulta  una realidad esperada.

En funciones de back office, por ejemplo, nos estamos refiriendo a tareas intensivas en recursos humanos (pedidos, corrección de facturas, imputaciones de cobros y pagos, tesorería, conciliaciones, reporting, etc..). No obstante, en algunas otras áreas funcionales (comercial, fiscal, jurídico, recursos humanos, …) también se desempeñan actividades que igualmente aplican las reglas anteriormente mencionadas y que tratan información naturaleza confidencial o sensible que también pueden ser objeto de automatización y de gestión documental digitalizada. En los anteriores ejemplos, la automatización aporta ventajas operativas reduciendo el coste por actividad; se evitan errores; y se pueden realizar en horarios 7×24.

Paralelamente, con este cambio tecnológico se están incorporando en los organigramas de las organizaciones nuevos empleos y especializaciones profesionales. Por una parte, los empleados deben ser conscientes que la automatización es una realidad y, por su parte, las empresas precisarán facilitar el reciclaje profesional ofreciendo oportunidades en materia de formación y apoyar la recolocación de empleados (interna o externa).

Oportunidad o amenaza

Una vez valorada la necesidad de automatizar un proceso en base su business case, en la actualidad las empresas que han arrancado con procesos de automatización están presentando dificultades para avanzar a buen ritmo debido a la falta de una actuación corporativa que minimice la resistencia al cambio. Jaime Pereña (Governa-Auren, Diseñando el mañana) apunta que “la automatización es una tendencia imparable”.

Este escenario, supone un cambio organizacional que debe acometerse preservando la dignidad del empleado

Para ello, antes de iniciar la automatización, se requiere:

• se eliminen las barreras que dificultan su implantación con un plan de comunicación y de cooperación interna trasparente con los empleados;
• se afronte con diversidad de equipos transversales y multidisciplinares  (técnicos, negocio, recursos humanos, financieros, informáticos, …) para garantizar una visión 360 inclusiva;
• se implante con un modelo de gobernanza que mitigue la percepción temerosa que puede preocupar entre sus participantes y “afectados”
• se  cuiden sus impactos en los grupos de interés internos (finanzas, IT, recursos humanos, negocio, , —), como externos (clientes, proveedores, entidades bancaria, etc..). 

En esta línea, como nos apunta Javier Cantera (Governa-Auren “Diseñando el mañana”): “la nueva era de la digitalización requiere también de formación continuada … / … hay muchas cosas que ya podemos hacer para prepararnos y que también deben adoptar las empresas”.

Por ello, las empresas deben poner empeño en comunicar a sus empleados que el futuro pasa por automatizar actividades que pasa por simplificar/suprimir las tareas repetitivas. Adicionalmente, las empresas deben gestionar el desarrollo de oportunidades profesionales con mayor valor añadido.

En resumen, la automatización es un proceso imparable que implica un cambio organizacional por lo que se abre la oportunidad de emprender actuaciones en materia de comunicación, desarrollo-formación de personas, como de atender la recolocación (outplacement).

Manuel Fernández, Director de desarrollo de negocio, sector consumo y retail