POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS
AUREN COLOMBIA, esto es AUREN COLOMBIA SAS con Nit. 900.733.238-6, AUREN CONSULTORES S.A.S., con Nit.830.090.734-3, AUREN CONSULTORES MEDELLIN S.A.S., con Nit. 900.347.225-5, AUREN AUDITORES S.A., con Nit. 830.069.788-3, (en adelante (“AUREN”), adopta y da a conocer a los Titulares de los Datos Personales, la presente política, con la finalidad de informar los derechos que les asisten, los procedimientos y mecanismos dispuestos por AUREN, para hacer efectivos esos derechos y poner en conocimiento el alcance y la finalidad del Tratamiento al cual serán sometidos los Datos Personales en caso de que el Titular otorgue su autorización expresa, previa e informada.
GENERALIDADES:
El artículo 15 de la Constitución Política, consagra el derecho a la intimidad personal, familiar y habeas data, así mismo el derecho del Titular del dato a conocer, actualizar y rectificar la información recogida sobre el en bancos de datos y archivos de entidades públicas o privadas. En desarrollo del artículo constitucional antes mencionado, se expidió la Ley Estatutaria 1581 el 17 de octubre de 2012 que constituye el marco general de la protección de los datos personales en Colombia. El artículo 17 literal k de esta Ley, exige a los responsables del tratamiento de datos personales «adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos». Posteriormente se expide el Decreto 1377 de 2013, con el fin de facilitar la implementación y cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y reglamentar entre otros los aspectos relacionados con la autorización del Titular de información para el Tratamiento de sus datos personales, las políticas de Tratamiento de los responsables y Encargados, el ejercicio de los derechos de los Titulares de información.
DEFINICIONES.
Auren Colombia. Entiéndase AUREN COLOMBIA S.A.S, AUREN CONSULTORES S.A.S. AUREN CONSULTORES MEDELLIN SAS, AUREN AUDITORES S.A.
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio ya su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
PRINCIPIOS
Con el fin de garantizar el derecho al habeas data de los Titulares y dar cumplimiento a las obligaciones de Ley, en todo Tratamiento de Datos Personales realizado por AUREN, los Responsables, Encargados y/o terceros a quienes se les transfiera Datos Personales, deberán dar cumplimiento a las reglas establecidas en la Ley, en esta Política y a los siguientes principios:
Principio de legalidad. El Tratamiento de datos personales es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y en las demás disposiciones que la desarrollen y/o reglamenten.
Principio de finalidad: Toda actividad de Tratamiento de Datos Personales debe obedecer a las finalidades mencionadas en esta Política, en la Autorización otorgada por el Titular de los Datos Personales, o en los documentos específicos donde se regule cada tipo o proceso de Tratamiento de Datos. La finalidad del Tratamiento particular de un Dato Personal debe ser informada al Titular del Dato al momento de obtener su Autorización.
Principio de libertad: En ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento, el Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización.
Principio de veracidad o calidad del dato: El Dato Personal sometido a Tratamiento debe ser veraz, completo, exacto, actualizado, comprobable y comprensible. Cuando se esté en poder de Datos Personales parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error, AUREN, se abstendrá de tratarlo o solicitara a su titular la completitud o corrección de la información.
Principio de trasparencia: Cuando el Titular lo solicite, AUREN entregará la información acerca de la existencia de Datos Personales que le conciernan al solicitante. Esta entrega de información la llevará a cabo el área de Asesoramiento – Protección de Datos, departamento encargado de la protección de datos personales.
Principio de acceso y circulación restringida. Los Datos Personales solo pueden ser Tratados por aquel personal de AUREN que cuente con autorización para ello, o quienes dentro de sus funciones tengan a cargo la realización de tales actividades. No podrán entregarse Datos Personales a quienes no cuenten con Autorización o no hayan sido habilitados por AUREN para llevar a cabo el Tratamiento.
Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la normatividad vigente.
Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable o Encargado, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso, acceso no autorizado o fraudulento. En todo nuevo proyecto que implique el Tratamiento de Datos Personales, se deberá consultar esta Política comprobando el cumplimiento de esta regla.
Principio de Temporalidad: AUREN no usará la información del titular más allá del plazo razonable que exija la finalidad que fue informada al Titular de los Datos Personales.
Principio de confidencialidad: Todo Dato Personal diferente al Dato Público, debe tratarse por los Responsables y Encargados, como confidencial aun cuando la relación contractual o el vínculo entre el Titular del Dato y AUREN haya terminado.
A la terminación del vínculo estos Datos Personales deben continuar siendo Tratados de conformidad con la Ley y esta política.
Principio de Individualidad: AUREN mantendrá de manera separada las bases de datos en las que tiene la calidad de Responsable de aquellas en las que es el Encargado.
DEBERES COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO
AUREN, en su calidad de Responsable del Tratamiento frente a las bases de datos creadas y de conformidad con lo establecido en el artículo 17 la Ley 1581 de 2012, son deberes de los Responsables del Tratamiento y en consecuencia de AUREN, los siguientes:
DEBERES COMO ENCARGADO DEL TRATAMIENTO
AUREN, en su calidad de Encargado del Tratamiento frente a las bases de datos creadas y de conformidad con lo establecido en el artículo 18 la Ley 1581 de 2012, son deberes de los encargados del Tratamiento y en consecuencia de AUREN, los siguientes.
En el evento en que en AUREN concurran las calidades de Responsable del Tratamiento y Encargado del Tratamiento, le será exigible el cumplimiento de los deberes previstos para cada uno.
TRATAMIENTO Y FINALIDADES
La información solicitada por parte de AUREN tendrá como finalidad principal alimentar las bases de datos y herramientas con que cuenta para el desarrollo de su objeto social y actividades.
Los Datos Personales tratados por AUREN se someterán a las finalidades que se señalan a continuación. Así mismo los Encargados o terceros que tengan acceso a los Datos por virtud de ley o contrato, mantendrán el Tratamiento dentro de las siguientes finalidades:
Sistemas de video vigilancia. AUREN utiliza diversos medios de vigilancia, tales como video o monitoreo, en sus oficinas, los cuales informa mediante avisos en lugares visibles, utilizando la información recolectada con el fin de proteger la integridad de su personal, visitantes, clientes, sus bienes e sus instalaciones. El Titular entiende y acepta dicha finalidad y consecuentemente su uso.
AUREN, podrá subcontratar con terceros la realización de determinadas funciones, al proporcionar su información personal a estos prestadores de servicios en calidad de Encargados, les advertimos sobre el deber de proteger dicha información personal con las medidas de seguridad apropiadas. Además, se les prohíbe la divulgación y/o circulación de su información personal y el uso para fines propios diferentes a los autorizados por el Titular.
DERECHOS DEL TITULAR DE LOS DATOS PERSONALES.
La SOCIEDAD, informa a los Titulares de los Datos Personales que los derechos que pueden ejercer de acuerdo con la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios son:
La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución.
AREA DELEGADA PARA LA PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES
AUREN ha designado al área Asesoramiento -Protección de datos,como responsable de la recepción y atención de peticiones, quejas, reclamos y consultas de todo tipo relacionadas con Tratamiento de los Datos Personales.
Algunas de las funciones de esta área de manera enunciativa más no limitativa en relación con los Datos Personales son:
CANALES DE ATENCIÓN Y DATOS DE CONTACTO
Los derechos de los titulares podrán ser ejercidos por estos, sus causahabientes, sus representantes y/o apoderados, aquellos a quienes se ha estipulado a favor de otro o para otro, y/o los representantes de menores de edad Titulares a través de los canales que han sido habilitados por AUREN para dicho efecto, los cuales se encuentran a su disposición así:
Atención Personal. La atención personal al Titular del dato para la atención de peticiones, consultas y reclamos será para Auren Colombia S.A.S y Auren Consultores S.A.S., la Calle 75 # 5-88 Piso 4 Edificio Difransa Bogotá D.C., – Colombia., la cual será atendida por el área de Asesoramiento – Protección de datos,en el horario de lunes a viernes de 8:30 am a 4:30 p.m.
Para Auren Auditores S.A., la Calle 94 A No. 11 A 66 Piso 1, en la ciudad de Bogotá D.C., – Colombia., la cual será atendida en el horario de lunes a viernes de 8:30 am a 4:30 p.m.
Para Auren Consultores Medellín S.A.S., la Carrera 43 A No.15 SUR 15 OF 802, en la ciudad de Medellín – Colombia., la cual será atendida en el horario de lunes a viernes de 8:00 am a 12:00 pm y de 2:00 pm a 6.00 p.m.
Atención Telefónica. La atención telefónica al Titular del dato para la atención de peticiones, consultas y reclamos para Auren Colombia S.A.S y Auren Consultores S.A.S, será la línea (+57 1) 743 36 25, la cual será atendida por el área de Asesoramiento – Protección de datos en el horario de lunes a viernes de 8:30 am a 4:30 p.m.
Para Auren Auditores S.A., será la línea (+57 1) 256 60 16 la cual será atendida en el horario de lunes a viernes de 8:30 am a 4:30 p.m.
Para Auren Consultores Medellín S.A.S., (+57 4) 520 37 36, la cual será atendida en el horario de lunes a viernes de 8:00 am a 12:00 pm y de 2:00 pm a 6:00 p.m.
Atención a través de Correo Electrónico. La atención a través de correo electrónico al Titular del dato para la atención de peticiones, consultas y reclamos será la dirección electrónica comunicaciones@bog.auren.com.
PROCEDIMIENTOS PARA EJERCER LOS DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES.
Los titulares, sus causahabientes, sus representantes y/o apoderados, aquellos a quienes se ha estipulado a favor de otro o para otro, y/o los representantes de menores de edad Titulares, podrán realizar consultas y/o reclamos referentes a sus datos personales a través de los canales descritos anteriormente, en los siguientes términos:
CONSULTA. Las consultas deberán contener como mínimo: i) la identificación completa del titular, ii) los datos personales que requieren ser consultados, iii) dirección, iv) correo electrónico, y; v) en caso de ser causahabientes anexar el respectivo documento que lo demuestre. Las consultas serán atendidas por AUREN, en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo del correo electrónico o del documento físico.
Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, AUREN informará al interesado expresando los motivos de la demora y señalará la fecha en que se atenderá su consulta, fecha que no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Cuando la consulta no sea clara, no se entienda, o no cumpla los requisitos necesarios para desarrollar una respuesta, AUREN le informará al titular o al causahabiente para que nuevamente presente la consulta a más tardar dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al requerimiento. Transcurrido dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, AUREN entenderá, que el Titular o causahabiente ha desistido de la consulta.
En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
Así entonces, el término máximo para atender la consulta será de quince (15) días hábiles, siempre y cuando dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la recepción de la consulta por cualquier medio dispuesto para ello se le informe al titulare el motivo de la demora, de lo contrario el término máximo será de diez (10) días hábiles.
RECLAMO. El reclamo deberá ser presentado por el Titular, sus causahabientes o representantes o acreditados de conformidad con la Ley 1581 y el Decreto 1377, cuando el titular o causahabiente considere que la información contenida en alguna Base de Datos deba ser objeto de corrección, autorización, supresión o revocación de autorización, podrá presentar reclamo a los canales de atención dispuesto por AUREN.
Este reclamo deberá contener como mínimo: i) la identificación completa del Titular, ii) descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, iii) dirección del domicilio, iv) correo electrónico, y; v) acompañamiento de los documentos que el titular o causahabiente quiere hacer valer.
Si el reclamo resulta incompleto AUREN requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurrido dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, AUREN entenderá, que el titular o causahabiente han desistido del reclamo.
AUREN, dará respuesta al reclamo en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo sin que sobrepase ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Nota. La supresión o revocatoria de autorización de tratamiento de datos no procederán cuando el Responsable tenga un deber legal o contractual que le obligue a mantener los Datos en la base de datos de AUREN.
Esta política fue aprobada luego de la expedición de la ley 1581 de 2012, modificada en función de las normas reglamentarias expedidas en los años 2013,2014, 2015, 2016 y publicada en https://dev.auren.com/co/politica-privacidad/
Periodo de vigencia base de datos. La vigencia de la base de datos, atendiendo al criterio de temporalidad y necesidad tendrán una vigencia igual al tiempo en que se mantenga y utilice la información para las finalidades descritas en esta política. Una vez se cumplan esas finalidades y siempre que no exista un deber legal o contractual de conservar su información, sus datos serán eliminados de nuestras bases de datos.