Gestión documental

Auren le asesora en la optimización de sus procesos de gestión de su documentación, ofreciendo el servicio de externalización de sus fondos documentales (conservación y gestión), el cual le permitirá mejorar en eficacia y productividad, así como en seguridad y confidencialidad, además de reducir significativamente sus costes de conservación y manejo.

Tenemos la certeza que las compañías necesitan firmas de expertos que les proporcionen a sus clientes servicios de calidad que se verán reflejados en la eficiencia trabajo en equipo y confianza, proporcionando un valor agregado a sus servicios.

Nuestras actividades administrativas y técnicas se basan en la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

Este servicio se complementa con la desmaterialización e inmaterialización de documentos implementando nuestro software, que permite:

• Cumplimiento de la resolución 8934 de 2014 de la Superintendencia de Industria y Comercio.
• Digitalización de documentos integrada.
• Clasificación de documentos y personalización de índices.
• Consulta de documentos en ambiente red.
• Control de préstamo de documentos físicos.
• Tablas de Retención Documental y transferencia de archivos.
• Workflow documental.
• Control de seguimiento de actividades, responsables y tiempos.
• Consulta de documentos digitales vía Web-multiusuario.
• Arquitectura 100 % WEB.
• Almacenamiento unificado de bases de datos.
• Perfiles de acceso por usuarios y permisos de operación.
• Notificación e integración con el correo electrónico.

Servicios:

• INTERVENCIÓN DE FONDOS ACUMULADOS: Servicio que ofrecemos a nuestros Clientes cuando requieren una organización de sus archivos, para lo cual contamos con expertos bibliotecólogos-archivistas que se desplazan a sus instalaciones, cambian impresiones con la persona asignada por ustedes, y siguiendo el criterio del organigrama de su empresa hacen un previo estudio del archivo, establecen la forma de organización de la documentación (Departamentos, secciones, referencias, años, series, subseries, etc.).
• INVENTARIO: Sistema que imposibilita obtener información como a qué cliente pertenece, o el contenido de la misma, dando así el máximo de confidencialidad a la información depositada. Además de proporcionar el máximo control en el movimiento de documentos.
• ALMACENAMIENTO Y CUSTODÍA: Nuestro centro está dotado con estanterías metálicas de máxima calidad, suministradas por una empresa especializada, con recubrimiento en pintura electrostática, para evitar oxidación, y en material de calibre altamente resistente para soportar el peso necesario, perfectamente diseñadas para el almacenamiento de cajas de archivo. En la zona de almacenamiento no existe flujo de energía eléctrica a 120 voltios en horarios fuera de oficina, solo se cuenta con iluminación natural. Además, está separada de la parte administrativa en forma independiente, y el acceso es solamente permitido al personal autorizado. Cuenta nuestro centro con vigilancia personalizada 24 horas, sistema de alarma monitoreado vía telefónica y vía radio, el cual controla: presencia, detección de humo, apertura de puertas y/o ventanas, acceso por la cubierta, cámaras infrarrojas con acceso remoto, etc. Al tiempo que esta comunicado con las autoridades respectivas, (Policía, Bomberos).
• SERVICIO DE CONSULTAS: A través de nuestro software especializado, nuestros clientes tienen la facilidad de acceder a sus archivos en forma inmediata, para realizar solicitudes, consultas, y obtener información sobre el movimiento de sus documentos.
• LOGÍSTICA: Contamos con varios medios de transporte especializado para el envío o recogida de documentación, garantizando seguridad, confidencialidad e inmediatez en el traslado de documentos.