La Agencia Española de Protección de Datos hace un fantástico trabajo de difusión y resolución de dudas en la materia de su competencia. Además, lleva tiempo proporcionando guías de trabajo y ayudas para simplificar los trámites relativos a la protección de datos. Una de las joyas de la corona de este sistema era la célebre herramienta “FACILITA”, cuyo objetivo era generar una serie de documentos entregables para que los pudiera usar casi cualquier organización que trate datos.

Pues bien, recientemente la AEPD ha anunciado la creación de una nueva versión de dicha herramienta. Es posible acceder a ella en este enlace.

El funcionamiento resulta de lo más sencillo. Simplemente hay que ir contestando a una serie de preguntas sobre qué tipos de datos tratamos, cómo los tratamos, a quién se los vamos a ceder, etcétera. También incluye cuestiones que quizá no habríamos creído que tienen relación con la protección de datos -y sí la tienen-, como pueda ser el uso que hagamos de sistemas de videovigilancia.

Una vez respondidas las preguntas, “FACILITA” nos genera los documentos más importantes. Entre ellos, los avisos informativos para los interesados, el clausulado relativo a encargados del tratamiento o el registro de las actividades de tratamiento. En caso de videovigilancia, además, nos incluye un cartel tipo para colocar en los accesos a la zona videovigilada. Este cartel tiene la peculiaridad de estar adaptado al nuevo sistema de protección de datos (es decir, es más completo que los carteles amarillos que ya nos hemos acostumbrado a ver por nuestras calles).

La herramienta es anónima; es decir, los datos que proporcionemos no son almacenados en ninguna parte.

En general se trata de un sistema muy práctico para resolver situaciones sencillas. Pero hay que hacer dos puntualizaciones:

• La primera es que esta herramienta no sirve para todos los tratamientos. La propia “FACILITA” detecta, en función de las respuestas que proporcionamos, si nuestro tratamiento requiere unas medidas de control más complejas (por ejemplo, por el tipo de datos que estemos tratando o por la manera como los tratemos). En caso de que eso ocurra, “FACILITA” nos informará de que sus documentos probablemente no sean válidos para los fines que buscamos. En ese caso, será necesario redactar los documentos de una forma más pormenorizada, con la ayuda de expertos (como los que le podemos proporcionar desde Auren).
• El segundo matiz es que, incluso cuando “FACILITA” nos proporciona la documentación, esto no quiere decir que ya cumplamos con todas las exigencias del RGPD. El Reglamento no se limita a pedirnos una serie de documentos a modo de burocracia que luego podamos guardar en el cajón. Antes al contrario, nos obliga a ser proactivos en el tratamiento de datos personales. Esto implica muchas obligaciones que no se solucionan con un documento (conocimiento de los derechos de los interesados, evaluaciones de impacto, actuaciones ante violaciones de seguridad,…). Por lo tanto, no crean ni mucho menos que tras seguir el cuestionario de Facilita ya han terminado sus obligaciones en materia de protección de datos. Lo más probable es que no hayan hecho más que comenzar.

Si tiene dudas, como siempre, póngase en contacto con nosotros y estaremos encantados de prestarle nuestro asesoramiento profesional.

Fabián Plaza Miranda, Auren Abogados y Asesores Fiscales