Inventario (o stock) es un tema central en la gestión de materiales. Generalmente, se entiende por inventario al stock físico de los bienes guardados en la empresa para cumplir con la demanda anticipada. Pero desde el lado de la gestión de materiales es un recurso de valor económico potencialmente utilizable pero inactivo, lo que podría traducirse como un «mal necesario».

El índice de Rotación de Inventario (ITR) es un barómetro de rendimiento de la función de gestión de materiales.

Es necesario contar con un stock físico en el sistema porque la falta de disponibilidad de materiales provocará retrasos en producción o proyectos o servicios entregados. Sin embargo, mantener inventarios no es gratis porque hay costos de oportunidad de «llevar» o «retener» el inventario en la organización.

Por lo tanto, existe la paradoja de que necesitamos inventario, pero no es deseable tenerlo. Y para gestionar ese indicador de Rotación de Inventario debemos llevar las decisiones a niveles mucho más finos que el total, incluso más fino que los distintos tipos de almacenes de que podemos disponer, debiendo llegar hasta el SKU (Stock-keeping Unit):

• Inventario de materias primas como entrada al sistema de fabricación
• De trabajos en curso WIP
• De bienes terminados para apoyar la distribución a los clientes
• Suministros de mantenimiento, reparación y operación (MRO)

Estimación de los parámetros de costos relacionados con el inventario

Los costos estimados o imputados son insumos relevantes para los modelos de toma de decisiones para racionalizar las políticas de inventario, y por lo tanto es importante que sean considerados y concientizados. Estos costos son específicos de la situación y suelen ser diferentes para diversos artículos, incluso para la misma organización dependiendo de la naturaleza del artículo, si son o no perecederos, las condiciones especiales de almacenamiento requeridas y el impacto de su no disponibilidad cuando sea necesario.

Estos costos son los siguientes: C1: Costo de llevar inventario, que se divide en cuatro subcategorías: 

1. Costos de capital: incluyen la pérdida de oportunidad debido al rendimiento de inversión de este fondo de manera alternativa; si es capital propio o el interés pagado sobre el capital prestado (costo de capital). Este es el componente más dominante del costo de mantenimiento y puede ser casi la mitad del costo total del mismo.
2. Costos de almacenamiento: costos asociados con la necesidad de almacenar inventarios en una instalación física de almacenamiento. Los costos componentes podrían ser amortizados: costo de tierra, construcción, equipos de almacenamiento y creación de un entorno de almacenamiento especial como el control de la temperatura y la humedad, y los costos debido al alquiler o arrendamiento, espacio de almacenamiento o depreciación, seguro, impuestos, servicios públicos, etc.
3. Costos del servicio: costo de contratar personas para procesar transacciones de inventario, manejo de materiales, recepción y almacenamiento, recuperación y emisión de inventario y cualquier otro costo de servicio.
4. Costos de riesgo: estos están asociados con el riesgo de obsolescencia o “contracción” de inventario debido a hurto, deterioro, daño, desaparición (como evaporación durante el almacenamiento), consumo dependiente de stock y perecebilidad o devaluación del precio de venta.

Se toman también otros costos:
C2: Costos por quiebre de stock, y
C3: Costo de órdenes de compra, que hacen el total del costo de Inventario. 
Dependiendo de la naturaleza del artículo almacenado, el costo anual de llevar inventario puede variar de 15 a 50% del valor del stock. En muchos ejemplos ilustrativos, se supone una cifra del 25%. Pero para casos de productos perecederos puede llegar al 50%.

Pero esto es un indicador ilustrativo. El costo real puede estimarse específico del artículo. Y en empresas con miles de SKUs se pierde la dimensión de los componentes por artículo/categoría.

El uso de una plataforma tecnológica que permita ofrecer análisis con la granularidad necesaria que alcance a la totalidad de los SKUs, a la totalidad de los almacenes materiales, que pueda interpretar las distintas estrategias de reposición, hace posible esta optimización, redundando en una generación de liquidez para la empresa, la que puede realocar en mejor mix de productos, reposición de productos críticos, inversiones alternativas o en reducciones de exposición financiera.

Nuestra propuesta es un servicio de Optimización de Inventarios. El objetivo del mismo es reducir el nivel de inventarios en un 20%, sin exponer a la empresa en quiebres de stock, generando un beneficio en el resultado anual de un 5% de los inventarios. Traducido a números para una empresa con 100M pesos en inventarios, ofrecemos una reducción de 20M pesos, lo que implica una mejora de 5M pesos en el resultado del corriente año, el que podría tener una gran resiliencia para los años siguientes, por la aplicación de mejores prácticas.

El servicio se compone de varias etapas:

1. Relevamiento funcional relativo a Gestión de Inventarios, y particularidades de la empresa, procesos comerciales o de distribución, características de las categorías de productos.
2. Establecimiento de indicadores actuales y definición de metas para el proyecto.
3. Relevamiento técnico de los sistemas de información sobre los cuales se trabaja en Gestión de Inventarios: sistema ERP, planillas de carga de datos y/o de forecasting (si lo hubiere), sistema comercial. Definición de Procesos de carga de datos periódicos.
4. Captura de datos productivos del cliente, para su procesamiento en la plataforma IQ4B de Gestión de Inventarios.
5. Proceso de descubrimiento de inconsistencias de datos, y testeo de procesos.
6. Servicio de recomendaciones de mejora. Generación de hallazgos orientados a la reducción de stocks y su justificación. Alertas de productos obsoletos, sobrestockeados, y/o definiciones propias del cliente. Estos informes se presentan en forma quincenal o mensual.
7. Medición de resultados, planes de mejora, revisión de efectiva reducción.

Por Guillermo Blauzwirn, Socio de IT de Auren