Algemene Dienstverleningsvoorwaarden Auren Nederland 2020
InhoudHoofdstuk A: Algemeen deel betreffende alle soorten dienstenHoofdstuk B: Aanvullende voorwaarden betreffende Audit & Assurance dienstenHoofdstuk C: Aanvullende voorwaarden betreffende Accounting dienstenHoofdstuk D: Aanvullende voorwaarden betreffende Overige dienstverlening
Hoofdstuk A: Algemeen.
Artikel 1. Algemene bepalingen.
1.1 Dit hoofdstuk A is van toepassing op alle Diensten. Indien de inhoud of uitleg van de Opdrachtbevestiging en de AV in strijd zijn met elkaar, heeft de inhoud van de Opdrachtbevestiging voorrang. Indien de inhoud of uitleg van de hoofdstukken in de AV onderling strijdig zijn, heeft het hoofdstuk dat het meest op de Opdracht van toepassingis, voorrang. Daarnaast heeft een hoofdstuk over de aanvullende Diensten altijd voorrang op het Algemene deelindien daartussen tegenstrijdigheid is. Dus hoofdstuk B heeft voorrang op hoofdstuk A als hoofdstuk B vantoepassing is.
Artikel 2. Definities.
2.1 De onderstaande met hoofdletter geschreven definities hebben de volgende betekenis:a) “Auren”: Auren, zijnde alle huidige en toekomstige groepsmaatschappijen in de zin van art. 2:24b BWvan Auren Nederland B.V. (KvK 66253608) die afzonderlijke Opdrachten aanvaarden en daarvoorook facturen sturen, thans zijnde Auren Audit en Assurance Amersfoort B.V. (KvK 62285505),Auren Audit en Assurance Amsterdam B.V. (KvK 33269864), Auren Accounting Products B.V.(KvK 32118965), Auren Accounting Products Amsterdam B.V. (KvK 60629487), alsmede wordttot deze definitie gerekend Auren Corporate Finance B.V. (KvK 63118971) hoewel dit geengroepsmaatschappij ex. 2:24b BW betreft.b) “de AV”: het bepaalde in dit document.c) “AVG”: (Europese) Algemene Verordening Gegevensbescherming;d) “Diensten”: alle diensten welke Auren aanbiedt ter ondersteuning van ondernemingen en organisatiesop financieel, administratief, fiscaal en juridisch vlak waaronder thans Audit & Assurance diensten,administratieve diensten zoals boekhouding, loonadministratie, samenstellen jaarrekening, aangiftepraktijk, consultancy diensten o.a. ter zake het belastingrecht, het civiele recht, HRM.e) “Datalek”: inbreuk in verband met persoonsgegevens welke ingevolge de AVG meldingsplichtig is,zoals een inbreuk op de beveiliging die per ongeluk of op onrechtmatige wijze leidt tot de vernietigingpersoonsgegevens, het verlies, de wijziging of de ongeoorloofde verstrekking daarvan, of deongeoorloofde toegang tot doorgezonden, opgeslagen of anderszins verwerkte persoonsgegevens;f) “de Stukken”: alle door Cliënt aan Auren ter beschikking gestelde Informatie of gegevens; alle in hetkader van de uitvoering van de Opdracht door Auren vervaardigde of verzamelde gegevens; en alle overigeInformatie van enige relevantie voor de uitvoering of voltooiing van de Opdracht. Voornoemde Informatiekan al dan niet zijn opgeslagen op (on)stoffelijke gegevensdragers en al dan niet zijn ondergebracht bijderden.g) “Cliënt”: de natuurlijke persoon of rechtspersoon die Auren een Opdracht verstrekt en met wie Aureneen overeenkomst van opdracht aangaat.h) “Informatie”: informatie, gegevens, de Stukken, materialen en instructies of VertrouwelijkeInformatie ontvangen van Cliënt of van derden op verzoek van Cliënt.i) “Opdracht”: de opdracht van de te leveren Werkzaamheden door Auren aan de Cliënt, waarbij Aurenzich op haar beurt heeft verbonden door middel van een Opdrachtbevestiging om bepaaldeWerkzaamheden te verrichten.j) “Opdrachtbevestiging”: de schriftelijke door Partijen getekende of door Cliënt geaccordeerdebevestiging van de Opdracht inclusief bijlagen en de AV.k) Partijen: Aannemer en Opdrachtgever;l) “Werkzaamheden”: alle door Auren ten behoeve van Cliënt uit te voeren werkzaamheden enverrichtingen waartoe Opdracht is gegeven en zijn beschreven in de Opdrachtbevestiging.
Artikel 3. Toepasselijkheid.
3.1 Deze AV zijn van toepassing op alle Opdrachten en Opdrachtbevestigingen alsmede op alle andererechtsbetrekkingen, hoe ook genaamd, waarbij Auren zich op een of andere wijze heeft verbonden omWerkzaamheden te verrichten voor Cliënt.3.2 De door Opdrachtgever van toepassing verklaarde algemene voorwaarden, ongeacht het moment waarop hiernaarwordt verwezen, zijn nimmer van toepassing tussen Partijen.3.3 Deze AV gelden ook voor eventuele aanvullende of vervolg Opdrachten.3.4 De bedingen in deze AV zijn niet slechts gemaakt ten behoeve van Auren, maar ook ten behoeve van haarwerknemers en onderaannemers die voor de uitvoering van de Diensten worden ingeschakeld.3.5 De bedingen in deze AV zijn tevens ten behoeve van de externe taakvervulling van de bestuurders van Aurengemaakt.3.6 Indien Auren in voorkomend geval uit coulance afwijkt van de strikte naleving van deze voorwaarden, brengt ditniet mee dat Auren het recht zou verliezen om in toekomstige, al dan niet soortgelijke gevallen wel de striktenaleving van deze voorwaarden te verlangen.3.7 Auren behoudt zich het recht voor deze AV te allen tijde eenzijdig aan te vullen en/of te wijzigen. Deze wijzigingenen/of aanvullingen binden de Cliënt pas na de toezending van de gewijzigde AV. Afwijkingen van deze AV opverzoek van de Cliënt gelden slechts indien en voor zover deze nadrukkelijk schriftelijk zijn overeengekomen.3.8 Ingeval deze voorwaarden ook worden opgemaakt in een andere taal dan de Nederlandse, is de Nederlandsetekst bij verschillen steeds beslissend.
Artikel 4. Offertes en aanbiedingen.
4.1 Offertes en aanbiedingen van Auren zijn vrijblijvend hetgeen betekent dat Auren de offerte zolang deze niet isaanvaard, kan herroepen tenzij daarin een geldigheidsduur is overeengekomen.4.2 Verstrekte indicaties met betrekking tot kosten en te spenderen tijd gelden als Informatief en hiervan kan doorAuren (in redelijkheid) worden afgeweken.4.3 Kennelijke vergissingen of fouten in de aanbiedingen, offertes of Opdrachtbevestigingen binden Auren niet.
Artikel 5. Uitvoering en planning van de Opdracht.
5.1 Auren is vanwege de Opdracht door de Cliënt gemachtigd om alle Werkzaamheden te ondernemen die naar hetinzicht van Auren nuttig of noodzakelijk zijn voor een efficiënte uitvoering van de Opdracht. Alle Opdrachten wordenuitsluitend aanvaard en uitgevoerd door het kantoor van Auren, niet door of vanwege een individuele medewerkervan Auren, ook als Cliënt de Opdracht uitdrukkelijk of stilzwijgend heeft verleend met het oog op uitvoering hiervandoor een bepaalde medewerker(s). De artikelen 7:404, 7:407 lid 2 en 7:409 BW dat een hoofdelijke aansprakelijkheidvestigt voor situaties waarin aan twee of meer personen een Opdracht is gegeven worden uitdrukkelijk vantoepassing uitgesloten.5.2 Auren zal bij het inschakelen van derden voor de uitvoering van Opdracht de nodige zorgvuldigheid in acht nemenen indien nodig overleggen met Cliënt. Auren is niet aansprakelijk voor tekortkomingen van ingeschakelde derden.Auren is door Cliënt gemachtigd eventuele aansprakelijkheidsbeperkingen van ingeschakelde derden namens Cliëntte aanvaarden.5.3 Opdrachten worden door Auren uitsluitend uitgevoerd ten behoeve van Cliënt. Derden kunnen aan de inhoud vande Werkzaamheden, en meer in het algemeen aan de wijze waarop aan die Werkzaamheden uitvoering wordtgegeven, geen rechten ontlenen.5.4 Auren zal zich in redelijkheid inspannen om de Werkzaamheden volgens de in de Opdrachtbevestiging, dan wel inandere door Auren schriftelijk geaccordeerde Stukken vermelde planning te verrichten. Tenzij door beide Partijenuitdrukkelijk schriftelijk anders is overeengekomen, geldt echter dat alle door Auren en/of door Cliënt genoemdedata voor de uitvoering van de Werkzaamheden het karakter hebben van een inschatting, uitsluitend bedoeld zijnten behoeve van de planning en derhalve niet contractueel bindend zijn. Het zijn geen fatale termijnen.
Artikel 6. Duur van de Opdracht en opzegging.
6.1 Een Opdracht kan niet worden opgezegd voordat Auren een aanvang heeft gemaakt. Opzegging is pas mogelijktegen het einde van de overeengekomen bepaalde duur van de Opdracht en bij gebrek daarvan nadat Aurentenminste 3 maanden haar Werkzaamheden heeft uitgevoerd. Indien voortijdige opzegging toch plaatsvindt isCliënt aan Auren het in de Opdracht volledig overeengekomen honorarium voor de resterende duur verschuldigdalthans de te verwachten declaratie voor de eerste 3 maanden indien geen duur is overeengekomen. Opzeggingdient schriftelijk aan Auren te worden medegedeeld onder opgave van redenen.6.2 De bepalingen van afdeling 1, titel 7, Boek 7 van het Burgerlijk Wetboek (‘BW’) zijn van toepassing, metuitzondering van artikel 7:404 BW.6.3 Cliënt en Auren kunnen na de eerste drie maanden te allen tijde (tussentijds) de Opdracht opzeggen metinachtneming van een opzegtermijn van 3 kalendermaanden, tenzij een andere opzegtermijn is overeengekomen,door middel van een schriftelijke kennisgeving aan de andere partij. Als de Opdracht eindigt voordat de Opdrachtis voltooid, is Cliënt het honorarium verschuldigd overeenkomstig de door Auren opgegeven uren voorWerkzaamheden die ten behoeve van Cliënt zijn verricht.6.4 Als Cliënt overgaat tot (tussentijdse) opzegging dan heeft Auren recht op vergoeding van het aan zijn zijde ontstaneen aannemelijk te maken bezettingsverlies, op vergoeding van additionele kosten die Auren reeds heeft gemaakt,en op vergoeding van kosten die voortvloeien uit eventuele annulering van ingeschakelde derden (zoals – ondermeer – de eventuele kosten met betrekking tot onderaanneming).6.5 Als Auren overgaat tot (tussentijdse) opzegging dan heeft Cliënt recht op medewerking van Auren bij de overdrachtvan Werkzaamheden aan derden, tenzij er sprake is van opzet of bewuste roekeloosheid aan de zijde van Cliëntwaardoor Auren zich genoodzaakt ziet om tot opzegging over te gaan. Voorwaarde voor het recht op medewerkingals in dit lid bepaald, is dat Cliënt alle onderliggende openstaande voorschotten dan wel alle declaraties heeftvoldaan.
Artikel 7. Beroepsregelgeving en vakkundigheid.
7.1 Auren garandeert dat de Opdracht wordt uitgevoerd met inachtneming van alle relevante wettelijke bepalingen, devoor haar geldende gedrags- en beroepsregels. Hierbij verleent Cliënt volledige medewerking aan de verplichtingendie voor Auren voorvloeien uit de toepasselijke (Beroeps)regelgeving.7.2 Auren zal tevens de Opdracht naar beste inzicht en vermogen en in overeenstemming met de eisen van goedvakmanschap uitvoeren, in de stijl waarin Auren gebruikelijk werkt.7.3 Als accountant kan Auren bij historische financiële informatie verschillende soorten Opdrachten uitvoeren,afhankelijk van de vraagstelling en behoefte van Cliënt. Auren rapporteert over de Opdracht in eenaccountantsverklaring. In de praktijk komt een verklaring bij de jaarrekening het meeste voor. Dit kan dan zijn:• Een samenstellingsverklaring – Auren ondersteunt de organisatie bij het opstellen van de jaarrekening• Een controleverklaring – Auren geeft een oordeel over de jaarrekening met een redelijke mate vanzekerheid• Een beoordelingsverklaring – Auren geeft een conclusie met een beperkte mate van zekerheidWat de Opdracht ook is, Auren zal als accountant altijd professioneel, integer, objectief, vakbekwaam enzorgvuldig zijn en informatie vertrouwelijk behandelen.7.4 Auren treft passende maatregelen om de van Cliënt afkomstige persoonsgegevens en andere vertrouwelijke informatiete beschermen. Auren zal medewerkers en in te schakelen derden inlichten over het vertrouwelijke karakter van deinformatie. Verwerking van persoonsgegevens door Auren vindt plaats conform de AVG en de UAVG en andereeventuele toepasselijke (inter)nationale wet- en (Beroeps)regelgeving op het gebied van de bescherming vanpersoonsgegevens.7.5 Cliënt is ermee bekend dat Auren in sommige gevallen op basis van (inter)nationale wet- of (Beroeps)regelgevingverplicht wordt tot openbaarmaking van vertrouwelijke informatie van Cliënt. In zulke gevallen zal Auren, voor zoverdat wettelijk noodzakelijk is, aan Cliënt de benodigde toestemming en medewerking vragen en voor zover dietoestemming niet noodzakelijk is, mededeling daarvan doen voor zover wettelijk toegestaan. De gevallen waarinAuren de gegevens openbaar moet maken zijn de gevallen (maar niet uitsluitend) welke:a. in wet- en (Beroeps)regelgeving zijn omschreven en tijdens de uitvoering van zijnWerkzaamheden bekend geworden, en waarbij Auren verrichte of voorgenomen ongebruikelijketransacties dient te melden aan de daarvoor van overheidswege ingestelde autoriteiten;b. in bepaalde situaties tot een verplichte fraudemelding leiden;c. Auren verplichten om een onderzoek te doen naar de (identiteit van) Cliënt dan wel diens Cliënt.7.6 Auren sluit iedere aansprakelijkheid uit voor schade die ontstaat bij Cliënt ten gevolge van het voldoen door Aurenaan de voor haar geldende wet- en (Beroeps)regelgeving.7.7 Partijen zullen hun verplichtingen op grond van dit artikel opleggen aan door hen in te schakelen derden.
Artikel 8. Honorarium en kosten
8.1 Auren heeft recht op honorarium op basis van de bestede tijd en de gemaakte kosten maal de toepasselijkeuurtarieven. De individuele uurtarieven zijn in overeenstemming met de mate van verantwoordelijkheid en devereiste ervaring en bekwaamheid van onze medewerkers. Deze vergoeding noch de betaling ervan is afhankelijkvan het resultaat van de Werkzaamheden of de uitkomst van een Opdracht.8.2 De overheadkosten, reistijd, reis- en verblijfskosten en overige door Auren in verband met de Opdracht gemaakte“out-of-pocket” kosten, alsmede de kosten van bij uitvoering van de Opdracht ingeschakelde derden, wordenafzonderlijk aan Cliënt in rekening gebracht.8.3 Indien lonen en/of prijzen een wijziging ondergaan na de totstandkoming van de Opdracht, doch voordat deWerkzaamheden geheel zijn afgerond, is Auren gerechtigd overeengekomen tarieven dienovereenkomstig aan tepassen.8.4 Natuurlijke personen die niet handelen in de uitoefening van een beroep of bedrijf mogen in voorkomende gevallende Opdracht – zonder terugwerkende kracht – ontbinden.8.5 Iedere offerte voor Diensten is gebaseerd op een inschatting van Auren omtrent de omvang van de te verrichtenWerkzaamheden, waarbij rekening wordt gehouden met de uitgangspunten in de Opdrachtbevestiging.8.6 Een begroting kan te allen tijde door Auren worden aangepast, bijvoorbeeld wanneer de Werkzaamheden complexerblijken te zijn of meer tijd kosten dan verwacht.8.7 Van het voorgaande kan alleen in de Opdrachtbevestiging dan wel later schriftelijk worden afgeweken.8.8 Auren kan haar werkzaamheden tevens door middel van voorschot(ten) in rekening brengen en voorafgaand aande werkzaamheden betaling verlangen. De in rekening gebrachte voorschotten worden in mindering gebracht opde volgende of op de einddeclaratie.8.9 Auren kan, in afwijking van de overeenkomst, uit hoofde van haar (wettelijke) zorgplicht, wet-, of regelgeving,gehouden zijn om meerwerk te verrichten. Indien dit geschiedt, is Auren gerechtigd dit meerwerk in rekening tebrengen, ook indien Auren vooraf niet expliciet heeft ingestemd met het verrichten van meerwerk.
Artikel 9. Betalingsvoorwaarden.
9.1 Auren hanteert een betalingstermijn van 14 dagen na factuurdatum. Deze termijn is een fatale termijn. IndienCliënt in verzuim is, zijn eventuele volgende facturen of vorderingen zonder ingebrekestelling ineens en integraalopeisbaar.9.2 Bij gebreke van dan wel te late betaling is Cliënt naast de wettelijk verschuldigde rente eveneens incassokosten(met een minimum van EUR 125,- dan wel 15 % van het verschuldigde indien dit hoger is) alsmede gerechtelijkekosten verschuldigd, daaronder begrepen alle daadwerkelijk gemaakte kosten van rechtsbijstand en de(geliquideerde) proceskosten. Tevens is Auren alsdan gerechtigd de Werkzaamheden geheel of gedeeltelijk op teschorten of te beëindigen. Auren is nimmer aansprakelijk voor eventuele schade die Cliënt als gevolg hiervan lijdt.9.3 Cliënt zal alle over of in verband met de facturering van de Opdracht geheven belastingen betalen, zoals de BTW.9.1 Indien Auren gerede twijfel heeft omtrent de betalingscapaciteit van Cliënt is zij gerechtigd een of meervoorschotbetalingen te verlangen. Deze worden bij het einde van de Opdracht of tussentijds verrekend. Tevens iszij gerechtigd te allen tijde aanvullende zekerheden te eisen. Indien Cliënt nalaat de verlangde zekerheid te stellen,is Auren tevens gerechtigd, de uitvoering van de Opdracht onmiddellijk op te schorten en is al hetgeen Cliënt aanAuren uit welken hoofde ook verschuldigd is, is direct opeisbaar.9.2 Cliënt is niet gerechtigd de betaling op te schorten of de factuur te verrekenen met welke andere vordering vanCliënt op Auren dan ook.9.3 Auren is gerechtigd om een aan Cliënt verschuldigd bedrag overeenkomstig de wettelijke bepalingen te verrekenenmet een door haar opeisbare vordering op diezelfde Cliënt.9.4 Alle vorderingen van Auren op Cliënt zijn onmiddellijk opeisbaar indien aan Cliënt – al dan niet voorlopig – surséancevan betaling wordt verleend, wanneer ten aanzien van Cliënt faillissement wordt aangevraagd, Cliënt onder curatelewordt gesteld of wanneer Cliënt overlijdt, in liquidatie verkeert of wordt ontbonden of indien er sprake is van deSchuldsaneringsregeling Natuurlijke Personen of op welke andere wijze dan ook het vrije beheer over zijn vermogenverliest.
Artikel 10. Vertrouwelijkheid (geheimhouding) en Informatieuitwisseling.
10.1 De Cliënt en Auren zullen Informatie die zij over en weer uitwisselen, vertrouwelijk behandelen, voor zover Partijenvanwege de aard van de Informatie het vertrouwelijke karakter kunnen vermoeden. Deze vertrouwelijke Informatiezal derhalve niet kenbaar worden gemaakt aan derden tenzij dit noodzakelijk is op grond van een wettelijke plichtof dienstig is voor aan de behoorlijke uitvoering van de Werkzaamheden waarbij de noodzaak van deinformatieverstrekking aan derden altijd zorgvuldig conform de geldende beroepsregels zullen worden afgewogen.10.2 De Cliënt is gehouden Auren juist, zo volledig mogelijk, en tijdig te informeren over alle zaken die voor de vervullingvan de Opdracht van belang kunnen zijn dan wel krachtens de wet verplicht is te verstrekken. Auren mag daarbijvertrouwen op de juistheid en volledigheid van de door de Cliënt verstrekte Informatie, zonder dat zij gehouden isde door Cliënt verstrekte Informatie te verifiëren. Cliënt staat ook in voor de juistheid, volledigheid enbetrouwbaarheid van de aan Auren verstrekte Informatie, ook indien deze van derden afkomstig is. De Informatiedient te worden verstrekt in de vorm en op de wijze als door Auren verzocht.10.3 Indien de Informatie niet of niet tijdig worden verstrekt, is Auren bevoegd de (verdere) uitvoering van de Opdrachtonmiddellijk op te schorten. Indien de uitvoering van de Opdracht wordt vertraagd doordat Cliënt haar in dit artikelgenoemde verplichtingen niet nakomt, zijn de daaruit voortvloeiende (extra) kosten voor rekening van Cliënt en isAuren bevoegd (extra) honorarium voor de daardoor noodzakelijk geworden (extra) Werkzaamheden in rekeningte brengen.10.4 Van Auren kan niet worden verwacht of verlangd dat zij kennis heeft van Informatie die bekend is bij andereprofessionals van Auren, Groepsmaatschappijen van Auren of bij andere Auren Entiteiten die niet bij de uitvoeringvan de Diensten ingevolge de betreffende Opdracht betrokken zijn.10.5 Op eerste schriftelijk verzoek van Cliënt zal Auren de originele, door Cliënt verstrekte, Informatie retourneren tenzijAuren zich kan beroepen op een opschortingsrecht bijv. vanwege onbetaalde facturen of vorderingen op Cliënt. Ditopschortingsrecht is niet van toepassing op Informatie van Cliënt die (nog) geen bewerking door Auren hebbenondergaan.
Artikel 11. Verwerking van persoonsgegevens.
11.1 In het kader van de Opdracht is het noodzakelijk dat Auren persoonsgegevens van Cliënt dan wel van haarmedewerkers, zoals bijvoorbeeld naam, e-mailadressen, telefoonnummers, verwerkt. Auren is niet gerechtigd omde persoonsgegevens voor andere doeleinden te gebruiken dan voor de uitvoering van de Opdracht, voor het sturenvan uitnodigingen en nieuwsbrieven.11.2 Zowel Auren als de Cliënt zijn in dit geval in principe altijd beiden verwerkingsverantwoordelijke in de zin van deAVG ten aanzien van de door of namens Cliënt aan Auren verstrekte persoonsgegevens. Tenzij Auren wordtaangemerkt als verwerker in de zin van de AVG (bijv. salarisverwerking, applicatiebeheer van salarissoftware ofdocument management software)).11.3 Op Cliënt rust te allen tijde een zelfstandige verplichting tot naleving van de AVG en andere toepasselijke wet- enregelgeving alsmede eventueel toepasselijke contractuele of interne verplichtingen op het gebied van debescherming van persoonsgegevens, waaronder begrepen het nemen van passende beveiligingsmaatregelen bijhet verstrekken van de persoonsgegevens aan Auren.11.4 Cliënt garandeert jegens Auren dat zij bevoegd is tot verstrekking van de in het eerste lid bedoeldepersoonsgegevens aan Auren en vrijwaart Auren van alle aanspraken van derden met betrekking tot diepersoonsgegevens, behoudens van datgeen waarvoor Auren zelf aansprakelijk is op grond van de wet.11.5 In de gevallen waarin de uitwisselende Partijen verwerkingsverantwoordelijken zijn, bestaat er geen wettelijkeplicht in de zin van de AVG om nadere schriftelijke afspraken te maken over de privacy van de betrokkenen tenaanzien waarvan de persoonsgegevens worden uitgewisseld tussen Partijen. Ieder der Partijen draagt daarbij zijneigen wettelijke verantwoordelijkheden richting de betrokkenen. Wel is het belangrijk dat er zorgvuldig wordtomgegaan met de persoonsgegevens.11.6 Voor zover in het kader van de werkzaamheden door Auren Persoonsgegevens worden verwerkt, zullen dezePersoonsgegevens op een behoorlijke en zorgvuldige wijze worden verwerkt en overeenkomstig de UitvoeringswetAlgemene Verordening Persoonsgegevens en de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Technische enorganisatorische maatregelen zullen worden getroffen om de Persoonsgegevens te beschermen tegen verlies ofenige andere vorm van onrechtmatige verwerking. Daarbij wordt rekening houdend met de stand van de technieken de aard van de verwerking.11.7 Auren verleent medewerking aan Cliënt voor zover mogelijk en relevant wanneer een Betrokkene een verzoekindient ter uitoefening van zijn of haar rechten zoals, maar niet beperkt tot, het recht op inzage, verbetering,verwijdering, bezwaar maken tegen de verwerking van de Persoonsgegevens en een verzoek tot overdraagbaarheidvan de eigen Persoonsgegevens.11.8 Auren informeert Cliënt zo spoedig mogelijk over het ontdekken van een Datalek waarbij persoonsgegevens vanCliënt zijn betrokken. Auren zal Cliënt vervolgens op de hoogte houden van nieuwe ontwikkelingen rondom hetDatalek.11.9 Auren zal de volgende informatie verstrekken aan Cliënt in geval van een Datalek:a. een gedetailleerde omschrijving van het Datalek;b. type/soort Persoonsgegevens betrokken bij het Datalek;c. van hoeveel personen de Persoonsgegevens betrokken zijn bij het Datalek;d. de identiteit van de personen betrokken bij het Datalek;e. de getroffen maatregelen om negatieve gevolgen voor de Betrokkenen te beperken en hetDatalek te verhelpen;f. de oorzaak van het Datalek;g. de duur van het Datalek en het ontstaansmoment.11.10 Communicatie aan betrokkenen over het Datalek zal geschieden in overleg.11.11 Wanneer de Opdracht tussen Auren en Cliënt eindigt, zal Auren de persoonsgegevens die zij heeft verwerkt bij hetuitvoeren van de Opdracht teruggeven aan de Cliënt en/of vernietigen tenzij een wettelijke bewaarplicht zichdaartegen verzet.11.12 In het geval Auren bij de uitvoering van de Werkzaamheden optreedt als verwerker in de zin van de AVG zal ereen separate verwerkersovereenkomst door Auren aan de Cliënt worden voorgelegd ter ondertekening welkevoldoet aan de wettelijke vereisten van de AVG.
Artikel 12. Elektronische communicatie
12.1 In het kader van de Opdracht wordt via de email gecommuniceerd en is Cliënt zich ervan bewust dat zij geheelvoor eigen rekening en risico’s vertrouwelijke bedrijfs- en persoonsgegevens uitwisselt met Auren. Hiermeeaanvaardt Cliënt ook de daarmee samenhangende risico`s met inbegrip van datalekken zoals het beveiligingsrisicovan onderschepping van of ongeoorloofde toegang tot de desbetreffende berichten, het risico van beschadigingvan die berichten en het risico van virussen etc.). Cliënt is dus daarom verantwoordelijk voor haar eigen e-mailsystemen, gebruik en gedrag en zal zelf de nodige security checks doen en beveiligingsmaatregelen nemen omhaar eigen gevoelige en vertrouwelijke (persoons)gegevens te beschermen conform de wettelijke maatstaven.12.2 Auren zal op haar beurt alle passende technische en organisatorische maatregelen nemen die mogelijk zijn om tevoorkomen dat derden onrechtmatig kennis kunnen nemen van de vertrouwelijke bedrijfs- en persoonsgegevensdie door middel van elektronische post aan haar zijn verzonden. Auren kan er echter niet 100% ervoor instaan datderden daarvan geen kennis kunnen nemen, zodat Auren geen aansprakelijkheid aanvaardt voor schade als gevolgvan kennisneming van de inhoud van die berichten en eventuele daarbij behorende bijlagen door derden.12.3 Die elektronische communicatie geschiedt onder de navolgende voorwaarden en bepalingen:(a) het verzenden en ontvangen van berichten door middel van elektronische post is uitsluitend bedoeld voorhet uitwisselen van Informatie en niet voor het uitwisselen van tot de andere partij gerichte wilsverklaringen,tenzij Partijen uitdrukkelijk anders zijn overeengekomen;(b) een door middel van elektronische post verzonden bericht wordt geacht te zijn ontvangen door degeadresseerde, indien de afzender (door middel van elektronische post) een bevestiging van ontvangst van hetbericht door de geadresseerde heeft ontvangen of hem anderszins van ontvangst van het bericht door degeadresseerde blijkt;(c) ingeval van twijfel omtrent de juistheid of volledigheid van een door middel van elektronische postontvangen bericht, is de inhoud van het door de afzender verzonden bericht bepalend.12.4 Auren staat niet in voor de juiste, volledige en/of tijdige overbrenging van een door middel van elektronische postverzonden bericht. De data-uittreksels uit de computersystemen van verzender leveren evenwel dwingend bewijs opvan (de inhoud van) de door verzender verzonden elektronische communicatie tot het moment dat tegenbewijs isgeleverd door de ontvanger.12.5 Auren aanvaardt geen aansprakelijkheid voor enige schade ontstaan door of in verband met het (tijdig) elektronischverzenden van (elektronische) jaarstukken en het digitaal deponeren daarvan bij de Kamer van Koophandel.
Artikel 13. Intellectuele eigendom
13.1 Het uitvoeren van de Opdracht door Auren houdt niet tevens in de overdracht van intellectuele eigendomsrechtendie bij Cliënt rusten. Alle intellectuele eigendomsrechten die ontstaan tijdens, of voortvloeien uit, de uitvoering vande Opdracht behoren toe aan Auren.13.2 Het is Cliënt uitdrukkelijk verboden om de producten waarop de intellectuele eigendomsrechten van Auren rusten,dan wel producten waarop intellectuele eigendomsrechten rusten met betrekking tot het gebruik waarvan Aurengebruiksrechten heeft verworven, te verveelvoudigen, te openbaren of te exploiteren. Hierbij gaat het bijvoorbeeld(maar niet uitsluitend) om: adviezen, computerprogramma`s, systeemontwerpen, werkwijzen, (model)contracten,rapportages, templates, macro’s en andere geestesproducten.13.3 In afwijking van het bepaalde in artikel 13.2 is Cliënt bevoegd de in artikel 13.2 bedoelde producten aan een derdeter beschikking te stellen, voor zover zulks vereist is ter verkrijging van diens deskundig oordeel over de doorAuren verrichte werkzaamheden en/of de resultaten daarvan, dan wel een onderdeel daarvan, mits:(a) de terbeschikkingstelling geschiedt in het kader van een tussen Cliënt en Auren bestaand geschil over deuitvoering van bedoelde werkzaamheden dan wel over de resultaten daarvan, waaromtrent tussen Partijenondanks redelijk gevoerd overleg binnen redelijke tijd geen oplossing is bereikt;(b) de derde lid is van een beroepsorganisatie die is ingesteld voor de discipline waartoe de betreffendewerkzaamheden behoren en die als zodanig door Auren voldoende representatief wordt geacht;(c) Cliënt tevoren Auren informeert over de identiteit van de in te schakelen derde, de aard van de aan deze teverstrekken opdracht en aangeeft welke producten hem ter beschikking zullen worden gesteld.
Artikel 14. Wervingsverbod personeel
14.1 Cliënt is niet bevoegd tijdens de uitvoering van de Opdracht of binnen een jaar na de voltooiing daarvan,werknemers van Auren direct dan wel indirect in dienst te nemen dan wel voor een derde gelieerde partij werk telaten verrichten of hen – op welke wijze dan ook – te benaderen met het doel hen te werven om direct dan welindirect in dienst van Cliënt dan wel voor een derde gelieerde partij werk te verrichten tenzij zulks geschiedt nawederzijds overleg en met voorafgaande schriftelijke toestemming van de andere partij.14.2 Bij overtreding van het vorige lid is Auren gerechtigd om Cliënt 30% van het jaarsalaris van de betreffendemedewerker in rekening te brengen.
Artikel 15. Klachtenregeling.
15.1 Onverminderd het bepaalde in deze algemene voorwaarden heeft Cliënt de mogelijkheid een klacht omtrent deuitvoering van een Opdracht in te dienen bij het bestuur van Auren. De klacht dient gemotiveerd en in leesbarevorm op schrift gesteld te zijn. De klacht dient te worden gericht aan onderstaand adres of via een webformulierop de website van Auren worden ingediend via deze link: https://www.auren.com/nl-NL/contact/klachtenregelingAuren Compliance Officet.a.v. Compliance officerAmsterdamseweg 23812 RN AMERSFOORT15.2 Auren zal de klacht zo spoedig als redelijkerwijs mogelijk in behandeling doen nemen en zal Cliënt zo spoedig alsredelijkerwijs mogelijk van het resultaat van de behandeling van de klacht in kennis doen stellen.
Artikel 16. Aansprakelijkheid en vrijwaringen
16.1 Auren is niet aansprakelijk voor schade van Cliënt die ontstaat doordat Cliënt aan Auren geen, onjuiste ofonvolledige Informatie heeft verstrekt, of doordat deze niet tijdig zijn aangeleverd. Hieronder wordt mede begrepende situatie dat de Auren niet in staat is de jaarstukken binnen de wettelijke termijn te deponeren bij de Kamer vanKoophandel als gevolg van een handelen of nalaten (aan de zijde) van de Cliënt.16.2 Auren is niet aansprakelijk voor schade die Cliënt lijdt ten gevolge van gebruik van elektronische middelen vancommunicatie, waaronder -maar niet beperkt tot- schade ten gevolge van niet aflevering of vertraging bij deaflevering van elektronische communicatie, onderschepping of manipulatie van elektronische communicatie doorderden of door programmatuur/apparatuur gebruikt voor verzending, ontvangst of verwerking van elektronischecommunicatie, overbrenging van virussen en niet of niet goed functioneren van het telecommunicatienetwerk ofandere voor elektronische communicatie benodigde middelen, behoudens voor zover de schade het gevolg is vanopzet of grove schuld van Auren of wanneer Auren uit hoofde van de wet een risicoaansprakelijkheid draagt.16.3 Auren is niet aansprakelijk voor indirecte schade, daaronder begrepen: gederfde winst, gemiste besparingen,schade door bedrijfsstagnatie en andere gevolgschade of indirecte schade die het gevolg is van het niet, niet tijdigof niet deugdelijk presteren door Auren, uitgezonderd aansprakelijkheid veroorzaakt door opzet of bewusteroekeloosheid van Auren.16.4 De aansprakelijkheid van Auren is beperkt tot de vergoeding van de directe schade die het rechtstreekse gevolg isvan een (samenhangende serie van) toerekenbare tekortkoming(en) in de uitvoering van de Opdracht. Dezeaansprakelijkheid voor directe schade is beperkt tot het bedrag dat volgens de aansprakelijkheidsverzekeraar vanAuren voor het betreffende geval wordt uitgekeerd, vermeerderd met het eventueel door Auren uit hoofde van deverzekering te dragen eigen risico. Onder directe schade wordt – onder meer – verstaan: de gemaakte redelijkekosten ter vaststelling van de oorzaak en omvang van de schade; de gemaakte redelijke kosten om de prestatievan Auren aan de Opdracht te laten beantwoorden en de gemaakte redelijke kosten ter voorkoming of beperkingvan de schade.16.5 Als, om welke reden dan ook, de aansprakelijkheidsverzekeraar niet tot uitkering – zoals bedoeld in lid 3 van ditartikel – overgaat, is de aansprakelijkheid van Auren beperkt tot het bedrag van het voor de uitvoering van deOpdracht in rekening gebrachte honorarium. Als de Opdracht een duurovereenkomst betreft dan wordt het hiervoorbedoelde bedrag gesteld op maximaal eenmaal het bedrag van het honorarium dat in de twaalf maandenvoorafgaand aan het ontstaan van de schade in rekening is gebracht aan Cliënt. In geen geval zal de totalevergoeding van de schade op grond van dit artikellid meer bedragen dan € 300.000 per toerekenbare tekortkoming,tenzij Partijen – gezien de omvang van de Opdracht of de risico’s die met de Opdracht gepaard gaan – reden zienom bij het aangaan van de Opdracht af te wijken van dit maximum.16.6 Een samenhangende serie van toerekenbare tekortkomingen geldt als één (1) toerekenbare tekortkoming.16.7 De in dit artikel opgenomen beperkingen van aansprakelijkheid gelden niet indien en voor zover sprake is van opzetof bewuste roekeloosheid van Auren of haar leidinggevend management.16.8 Cliënt is gehouden om schade beperkende maatregelen te nemen. Auren heeft het recht om de schade ongedaante maken of te beperken door herstel of verbetering van de uitgevoerde Werkzaamheden.16.9 Cliënt is gehouden Auren te vrijwaren voor alle aanspraken van derden die op enigerlei wijze samenhangen metde Opdracht, waaronder begrepen de vergoeding van de daadwerkelijke juridische kosten van verweer tegendergelijke aanspraken.16.10 Het bepaalde in de voorgaande leden heeft zowel betrekking op de contractuele als de buitencontractueleaansprakelijkheid van Auren jegens Cliënt.16.11 Voor zover in deze AV niet anders is bepaald, vervallen vorderingsrechten en andere bevoegdheden van Cliënt uitwelke hoofde ook jegens Auren in verband met het verrichten van Werkzaamheden door Auren, in ieder geval naéén jaar na het moment waarop Cliënt bekend werd of redelijkerwijs bekend kon zijn met het bestaan van dezerechten en bevoegdheden. Deze termijn betreft niet de mogelijkheid om een klacht in te dienen bij de daartoeaangewezen beroepsinstantie(s) voor de klachtbehandeling en/of de Raad voor Geschillen.
Artikel 17. Overmacht
17.1 Het tekortschieten door Auren in de nakoming van de Opdracht is niet toerekenbaar indien dit het gevolg is vaneen al dan niet voorzienbare buiten de macht van Auren gelegen omstandigheid, waaronder in ieder geval valt hetniet deugdelijk functioneren door Auren bij de uitvoering van de Opdracht gebruikte apparatuur, software,gegevensbestanden, registers of andere zaken, geen uitgezonderd, alsmede voor schade veroorzaakt doorcomputervirussen en door het onderscheppen van audio- en/of datatransmissies van telefoon, fax of e-mail, oorlog,oorlogsgevaar, burgeroorlog, oproer, sabotage, werkstaking, blikseminslag, extreme weersomstandigheden,brand, maatregelen van binnenlandse en buitenlandse overheden, en andere ernstige (energie)storingen in hetbedrijf van Auren.17.2 De termijn voor nakoming wordt verlengd met de periode, gedurende welke Auren door overmacht verhinderd isaan haar verplichtingen te voldoen, zonder dat Auren gehouden is schadevergoeding te voldoen aan de Cliënt.Indien de verlenging meer dan 2 maanden bedraagt zijn Partijen gerechtigd de Opdracht door een schriftelijkeverklaring te ontbinden. Indien de tekortkoming door de overmacht als hiervoor bedoeld echter blijvend onmogelijkis, dan kan de Opdracht met onmiddellijke ingang worden ontbonden door ieder der partijen.17.3 Indien de overmacht intreedt, terwijl de Opdracht reeds ten dele is uitgevoerd, heeft Cliënt, indien door overmachtde resterende levering meer dan twee maanden vertraagd wordt, de bevoegdheid om de Opdracht voor het nogniet uitgevoerde gedeelte als beëindigd te beschouwen onder verplichting hetgeen hem reeds geleverd was tebetalen.17.4 Indien Auren bij het intreden van de overmachtssituatie al gedeeltelijk aan de overeengekomen verplichtingenheeft voldaan, is Auren gerechtigd de verrichte Werkzaamheden afzonderlijk en tussentijds te facturen en dientCliënt deze factuur te voldoen als betrof het een afzonderlijke transactie.
Artikel 18. Wet ter voorkoming van witwassen en financieren vanterrorisme
18.1 De Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme geldt voor Auren zodat zij ten aanzien daarvanalle wettelijke plichten dient uit te voeren en Cliënt daar alle mogelijke medewerking aan dient te verlenen. In ditkader kan Auren Cliënt verzoeken om zijn medewerking te verlenen aan een adequate legitimatie/identificatie,onder opschorting van het uitvoeren van de overeengekomen dienstverlening. Bovendien kan Auren verplicht zijnom ondanks haar geheimhoudingsverplichting bepaalde transacties te melden aan de daarvoor van overheidswegeingestelde autoriteiten.18.2 Cliënt is er daarom mee bekend dat Auren op grond van de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren vanterrorisme (Wwft):a. Verplicht kan zijn om onderzoek naar de identiteit van Cliënt te doen;b. Verplicht kan zijn om bepaalde transacties te melden aan de daarvoor van overheidswege ingesteldeautoriteiten.
Artikel 19. Toepasselijk recht en forumkeuze
19.1 Op de Opdracht, met inbegrip van alle aangelegenheden die daarmee verband houden, en op de uitleg daarvan isNederlands recht van toepassing.19.2 Alle geschillen zullen worden beslecht door de bevoegde rechter in het arrondissement waarin Auren gevestigd is.19.3 Het bepaalde in lid 1 en 2 van dit artikel laat onverlet de mogelijkheid van Cliënt om een geschil voor te leggen bijde Raad voor Geschillen en/of een klacht in te dienen bij de Auren zelf, de Accountantskamer (tuchtrecht) of deKlachtencommissie (klachtrecht).
Artikel 20. Reparatieclausule nietigheden
20.1 Als enige bepaling uit deze AV of uit de onderliggende Opdracht geheel of ten dele nietig en/of niet geldig en/ofniet afdwingbaar mocht zijn, dit ten gevolge van enig wettelijk voorschrift, rechterlijke uitspraak dan welanderszins, dan zal dit geen enkel gevolg hebben voor de geldigheid van alle andere bepalingen van deze AV of deonderliggende Opdracht.20.2 Als op enige bepaling in de Opdracht of op een gedeelte van de Opdracht rechtens geen beroep kan worden gedaan,blijft het overige gedeelte van de Opdracht onverminderd van kracht, met dien verstande dat de bepaling op hetgedeelte waarop geen beroep kan worden gedaan, geacht moet worden zodanig te zijn aangepast dat een beroepdaarop wel mogelijk is, waarbij de intentie van Partijen met betrekking tot de oorspronkelijke bepaling c.q. hetoorspronkelijke gedeelte zoveel mogelijk in stand blijft.
Hoofdstuk B: Aanvullende voorwaardenAudit & Assurance Diensten
Artikel 1. Definities.
1.1 De onderstaande met hoofdletter geschreven definities hebben de volgende betekenis:WTA: Wet toezicht accountantsorganisaties.
Artikel 2. Audit & Assurance diensten
2.1 Dit hoofdstuk B van de AV is van toepassing op alle door Auren geoffreerde of verrichte Opdrachten met betrekkingtot Audit & Assurance Services. Voor het overige is Hoofdstuk A van toepassing. Onder deze Werkzaamheden valleno.a.:• Opdrachten tot controle van historische financiële informatie• Opdrachten tot beoordeling van historische financiële informatie• Assurance opdrachten anders dan opdrachten tot controle of beoordeling van historische financiëleinformatie• Aan assurance verwante opdrachten• Overige opdrachten aangegaan namens Auren Audit & Assurance2.2 De Opdracht zal door Auren worden uitgevoerd met inachtneming van de voor Auren als accountantsorganisatieals bedoeld in de WTA geldende wet- en regelgeving.
Artikel 3. Algemene Verordening Gegevensbescherming en rolverdeling.
3.1 Auren is als accountant bij een Controle Opdracht waarop de Standaarden 100-3850 van toepassing zijn, eenverwerkingsverantwoordelijke ten aanzien van de persoonsgegevens die zij daarbij verwerkt. Cliënt is bij eenControle Opdracht ook een verwerkingsverantwoordelijke ten aanzien van de persoonsgegevens die zij daarbijverstrekt aan of verwerft van Auren. Dit betekent dat er geen verwerkersafspraken gemaakt worden met Auren inhet kader van de Opdracht.3.2 Auren zal alle verwerkingen van de persoonsgegevens verrichten in overeenstemming met de AVG en alle passende(organisatorische, juridische en technische) maatregelen nemen om aan de AVG te voldoen. Cliënt zal datzelfdedienen te doen als gevolg waarvan Cliënt Auren vrijwaart voor alle schade en kosten welke Auren mocht lijden doordata incidenten en datalekken die opkomen aan de zijde van Cliënt.3.3 De in het kader van de Audit & Assurance Opdracht aan Auren door Cliënt verstrekte Informatie wordt door Aurenbewaard gedurende de bij of krachtens de WTA voorgeschreven termijn (zeven jaar na vastlegging van bedoeldeInformatie).
Artikel 4. Uitvoering controle opdrachten.
4.1 De door Auren te verrichten Werkzaamheden zullen niet specifiek gericht zijn op het ontdekken van fraude, tenzijPartijen uitdrukkelijk anders zijn overeengekomen. Indien de Werkzaamheden naar het oordeel van Aurenaanwijzingen voor fraude opleveren, zal Auren zulks onverwijld aan Cliënt melden, waarbij Auren gehouden is totnaleving van de voorschriften inzake fraudemelding die voortvloeien uit de voor de bij de uitvoering van deOpdracht betrokken beroepsbeoefenaren geldende gedrags- en beroepsregels. Het is Cliënt bekend dat Auren,indien de Opdracht strekt tot het verrichten van een wettelijke controle als bedoeld in de Wta en Auren tijdens hetverrichten van die wettelijke controle de beschikking krijgt over gegevens of Informatie die het redelijk vermoedenrechtvaardigen dat sprake is van fraude van materieel belang als bedoeld in de Wta, krachtens de wet gehoudenis dit te melden aan een opsporingsambtenaar, tenzij Cliënt tijdig maatregelen tot ongedaanmaking van degevolgen van die fraude of ter voorkoming van herhaling van zodanige fraude neemt, en die maatregelen naar hetoordeel van Auren toereikend zijn.4.2 Auren is slechts bevoegd derden bij de uitvoering van de Opdracht in te schakelen, indien daaromtrent tussenPartijen overeenstemming bestaat, tenzij uit aard, inhoud of strekking van de Opdracht voortvloeit dat Aurendaartoe ook zonder bedoelde overeenstemming bevoegd is dan wel naar het oordeel van Auren de inschakelingvan derden noodzakelijk is voor een tijdige en correcte uitvoering van de Opdracht.4.3 De door Auren voor de uitvoering van de Opdracht genoemde planning betreft steeds een richtplanning, tenzijPartijen uitdrukkelijk anders zijn overeengekomen dan wel uit aard, inhoud of strekking van de Opdracht voortvloeitdat die planning een uiterste termijn karakter heeft.4.4 Indien tijdens de uitvoering van de Opdracht ten behoeve van Cliënt meer of andere Werkzaamheden zijn verrichtdan waartoe Opdracht is verstrekt, wordt aan de op die Werkzaamheden betrekking hebbende aantekeningen inde administratie van Auren het vermoeden ontleend dat die Werkzaamheden krachtens incidentele Opdracht zijnverricht, mits die aantekeningen (onder meer) betrekking hebben op tussen Auren en Cliënt (mede) in verbandmet bedoelde Werkzaamheden gevoerd overleg. Indien de hiervoor bedoelde Werkzaamheden zijn verricht tervoldoening aan de voor Auren uit artikel 5.1 voortvloeiende verplichtingen, is Auren bevoegd die Werkzaamhedenaan Cliënt in rekening te brengen, ook al ontbreken de hiervoor bedoelde aantekeningen.4.5 De in verband met de uitvoering van de Opdracht door Auren verkregen gegevens en bescheiden worden doorAuren bewaard gedurende de bij of krachtens de Wta voorgeschreven termijn (zeven jaar na afsluiting van het opde desbetreffende Werkzaamheden betrekking hebbende dossier).
Artikel 5. Accountants Verklaringen.
5.1 Auren kan in haar hoedanigheid als accountant binnen de kaders van de Opdracht verschillende soortenverklaringen afgeven. Zo kan Auren ook een controleverklaring of een beoordelingsverklaring afgeven. Binnen dezetwee typen verklaringen kan zij verschillende soorten verklaringen afleggen zoals bijv. een goedkeurendeverklaring, verklaring met beperking, verklaring van oordeelonthouding en afkeurende verklaring afgeven al naargelang de Opdracht en haar bevindingen tijdens de controle c.q. beoordeling.De Controleverklaring.5.2 Bij een controle Opdracht controleert Auren of de jaarrekening die het bestuur heeft opgesteld, een goede weergaveis van de financiële situatie van de onderneming. In de controleverklaring geeft Auren zijn onafhankelijke meninghierover in de vorm van een oordeel. Dit doet zij voor gebruikers van de jaarrekening zoals aandeelhouders,leveranciers en banken, die op basis hiervan beslissingen nemen.5.3 Een jaarrekening moet een getrouw beeld geven van het vermogen en het resultaat van de organisatie. Maar ditbetekent niet dat de jaarrekening tot op de laatste euro nauwkeurig hoeft te zijn. De jaarrekening moet wel zonauwkeurig zijn dat de gemiddelde gebruiker zijn beslissingen hierop kan nemen. In andere woorden er mogengeen materiële afwijkingen in de jaarrekening zitten.5.4 Het doel van de controle Opdracht is dat Auren met een hoge mate van zekerheid zegt dat de jaarrekening geenmateriële afwijkingen bevat. Auren geeft geen absolute zekerheid dat de jaarrekening goed is omdat zij bewustmisleid kan worden door een organisatie, de gemaakte schattingen in de jaarrekening vaak subjectief zijn en omdathet economisch niet verantwoord is om alle individuele transacties te onderzoeken. Vandaar dat Auren spreektover een redelijke mate van zekerheid.5.5 Auren voert uitgebreide werkzaamheden uit om haar oordeel te onderbouwen.5.6 Indien er materiële afwijkingen in de jaarrekening zitten kan Auren, bij een controleverklaring afhankelijk van deernst van de afwijkingen een afkeurende verklaring of een verklaring met beperking afgeven. Soms heeft Aurenonvoldoende informatie om haar oordeel over de jaarrekening te onderbouwen. Afhankelijk van de ernst daarvangeeft zij alsdan een oordeelonthouding of een verklaring met beperking.De Beoordelingsverklaring5.7 Bij een beoordeling Opdracht gaat Auren als onafhankelijke accountant na of de jaarrekening een goede weergaveis van de financiële situatie van de organisatie. Auren voert alleen in principe minder werkzaamheden uit. Dezezullen vooral bestaan uit:• Nadenken over wat fout kan gaan en op basis hiervan zijn beoordeling inrichten• Inlichtingen vragen aan mensen in de organisatie enCijferanalyses makenAangezien minder werkzaamheden worden uitgevoerd door Auren bij een beoordelingsverklaring, zal zij ook minderzekerheid kunnen geven over de jaarrekening. Haar conclusie geeft een beperkte mate van zekerheid. De keuzehiervoor is afhankelijk van de behoefte aan zekerheid bij de gebruikers in verhouding tot de kosten.5.8 Als Auren van mening is dat de jaarrekening een afwijking van materieel belang bevat, dan doet zij naderonderzoek.5.9 In de beoordelingsverklaring kan Auren enkel stellen dat ‘niet is gebleken dat de jaarrekening geen getrouw beeldgeeft van het vermogen en het resultaat van de onderneming’. Net als bij de controleverklaring kan het ook hiervoorkomen dat Auren van mening is dat de jaarrekening fout is of dat zij onvoldoende zekerheid kan verkrijgenover de jaarrekening. Zij brengt dit dan tot uitdrukking in haar conclusie.5.10 Omdat Auren een mening geeft in haar verklaringen en gebruikers hierop af moeten kunnen gaan is het belangrijkdat zij onafhankelijk is en blijft. Zij moet zich daarom te allen tijden houden aan de Verordening inzake deonafhankelijkheid van accountants bij assurance-opdrachten.
Hoofdstuk C: Aanvullende voorwaardenAccounting Diensten (Samenstelpraktijk en salarisadministratie)
Artikel 1. Accounting diensten
1.1 Dit hoofdstuk C van de AV is specifiek van toepassing op alle door Auren geoffreerde of verrichte Opdrachten metbetrekking tot de volgende samenstel- en salarisadministratiewerkzaamheden:• Administratie• Jaarrekening samenstellen• Aangiften belastingen• En alle overige administratieve activiteiten niet zijnde controleplichtige activiteiten• Salarisadministratie.1.2 Het gebruik van titels door medewerkers van Auren die met de uitvoering van de Opdracht zijn belast of daarbijzijn ingeschakeld, dient slechts ter aanduiding van de deskundigheid van de betreffende medewerkers.Medewerkers die de titel Registeraccountant (RA) of Accountant- administratieconsulent (AA) voeren, treden nietop als (controlerend) accountant. Op het door hen verstrekte cijfermateriaal is geen accountantscontrole toegepast,tenzij uitdrukkelijk en schriftelijk tot uitdrukking wordt gebracht dat een onderzoek naar getrouwheid van dedesbetreffende verantwoording is uitgevoerd.
Artikel 2. De inhoud van een samenstelopdracht.
2.1 De samenstel Opdracht is niet gericht op het ontdekken van fraude of onjuistheden of onwettig handelen. Nietteminzal Auren de Cliënt informeren indien zij dergelijke zaken constateert. De primaire verantwoordelijkheid voor hetvoorkomen en ontdekken van fraude en onjuistheden berust evenwel bij zowel de toezichthoudende organen alshet bestuur van Cliënt. Als samenstel accountant is Auren niet verantwoordelijk en aansprakelijk voor de preventievan fraude en onjuistheden.2.2 Auren voert samenstel Opdrachten uit in overeenstemming met Nederlands recht, waaronder de NederlandseStandaard 4410 ‘Samenstellingsopdrachten’. Dit vereist dat Auren voldoet aan de voor haar geldende ethischevoorschriften. Dit houdt in dat Auren de Opdracht professioneel, vakbekwaam en zorgvuldig, integer en objectiefuitvoeren en dat zij vertrouwelijk omgaat met de door Cliënt verstrekte gegevens.2.3 Bij een samenstelling Opdracht ondersteunt Auren Cliënt bij het opstellen en presenteren van de jaarrekening inovereenstemming met de van toepassing zijnde grondslagen voor financiële verslaggeving. Auren past daarbij haardeskundigheid op het gebied van administratieve verwerking en financiële verslaggeving toe. Als slotstuk van desamenstel werkzaamheden gaat Auren door het lezen van de jaarrekening globaal na of het beeld van dejaarrekening overeenkomt met haar kennis van Cliënt.2.4 Door Auren een samenstel Opdracht te geven erkent en begrijpt Cliënt dat zij verantwoordelijk is voor:• De jaarrekening, inclusief het opstellen en presenteren daarvan;• De nauwkeurigheid en de volledigheid van de aan Auren ter beschikking gestelde informatie;• De oordeelsvormingen die nodig zijn bij het opstellen en presenteren van de jaarrekening, inclusiefoordeelsvormingen waarvoor Auren Cliënt in de loop van de samenstelling Opdracht ondersteuning kanbieden.• De inrichting van een toereikende administratie, maatregelen van interne beheersing en de keuze enhet toepassen van grondslagen voor financiële verslaggeving die in overeenstemming zijn met hetbeoogde gebruik van de jaarrekening;
Artikel 3. Samenstellingsverklaring
3.1 Auren zal over de uitkomsten van haar samenstelwerkzaamheden aan Cliënt rapporteren in de vorm van eensamenstellingsverklaring bij de jaarrekening. Hierin staat de volgende informatie:• de inhoud van de Opdracht• de verantwoordelijkheden van het bestuur• de verantwoordelijkheden van Auren als accountant.3.2 Aangezien Auren het bestuur helpt met het maken van de jaarrekening, gaat zij uit van de juistheid van deinformatie die zij ontvangt van het bestuur. Auren onderzoekt in principe niet of deze informatie correct is.3.3 Soms helpt zij het bestuur bij het maken van schattingen of bij de keuze van passende grondslagen voor financiëleverslaggeving. Zij zal hierover altijd overleggen met het bestuur en ervoor zorgen dat het bestuur de gemaaktekeuzes begrijpt. Dit om ervoor te zorgen dat het bestuur zijn verantwoordelijkheid voor de jaarrekening kan nemen.3.4 Wanneer de jaarrekening is opgesteld zal Auren globaal nagaan of het beeld van de jaarrekening aansluit met haarkennis van de organisatie. Als Auren denkt dat de informatie van het bestuur niet compleet of onnauwkeurig is,dan zal zij het bestuur om aanvullende informatie vragen. Zo nodig zal zij zelf aanpassingen voorstellen.3.5 Als Auren de Opdracht niet kan afmaken omdat het bestuur geen informatie geeft of weigert om bepaaldeaanpassingen te laten maken in de jaarrekening, dan geeft zij de Opdracht terug. In dat geval informeert zij ookeventuele toezichthouders, zoals een raad van commissarissen.3.6 Aangezien Auren het bestuur helpt bij het maken van de jaarrekening geeft zij geen oordeel of conclusie over dejaarrekening. Als de gebruikers van de jaarrekening een oordeel of conclusie willen, moet Auren een controle- ofbeoordeling Opdracht uitvoeren.
Artikel 4. Algemene Verordening Gegevensbescherming enrolverdeling.
4.1 Auren is bij een samenstel Opdracht waarop de Standaard 4410 van toepassing is, eenverwerkingsverantwoordelijke ten aanzien van de persoonsgegevens die zij daarbij verwerkt. Cliënt is bij eensamenstel Opdracht ook een verwerkingsverantwoordelijke ten aanzien van de persoonsgegevens die zij daarbijverstrekt aan of verwerft van Auren. Dit betekent dat er geen verwerkersafspraken gemaakt worden met Auren inhet kader van de Opdracht. Auren zal uiteraard alle verwerkingen van de persoonsgegevens verrichten inovereenstemming met de AVG en alle passende (organisatorische, juridische en technische) maatregelen nemenom aan de AVG te voldoen. Cliënt zal datzelfde doen als gevolg waarvan Cliënt Auren vrijwaart voor alle schade enkosten welke Auren mocht lijden door data incidenten en datalekken die opkomen aan de zijde van Cliënt.4.2 Enkel indien Auren geen enkele beslissingen neemt over het gebruik van de gegevens, de doeleinden en deverwerkingsmiddelen niet meer bepaalt, de verstrekking daarvan aan derden, de duur van de opslag etc. én degedrags- en beroepsregels dit ook niet van haar vragen, dan is zij slechts een verwerker. Dat is o.a. het geval bijsalarisverwerking, zie artikel 6 e.v.
SPECIFIEKE VOORWAARDEN M.B.T. AANGIFTEN:
Artikel 5. Aangiften belastingen
5.1 Cliënt zal de volledige medewerking geven en alle vastleggingen, documentatie en andere informatie in het kadervan het verzorgen van de aangiften benodigd zijn, tijdig beschikbaar stellen aan Auren.5.2 Cliënt draagt de verantwoordelijkheid voor zowel de juistheid als de volledigheid van de aan Auren ter beschikkinggestelde informatie en draagt de verantwoordelijkheid ten opzichte van de Belastingdienst voor de informatie dieAuren in de aangifte heeft verwerkt.5.3 Van de Belastingdienst ontvangt Cliënt rechtstreeks aanslagen (bijv. inkomstenbelasting ofvennootschapsbelasting). Teneinde te voorkomen dat Cliënt deze aanslagen steeds ter beoordeling aan Auren moetsturen, kan Cliënt gebruik maken van de mogelijkheid om de Belastingdienst een elektronische kopie van zijnaanslagen naar Auren te laten sturen. Hiervoor heeft Auren de toestemming nodig. Door toestemming enondertekening van de Opdrachtbevestiging, wordt Cliënt geacht akkoord te gaan met het feit dat Aurenelektronische aanslagen (‘Service Bericht Aanslagen’) ontvangt van de Belastingdienst, dan wel de Belastingdienstmogen verzoeken om deze aanslagen aan ons te versturen.5.4 Auren gaat ervan uit dat het verwachte gebruik en de verspreiding van de door haar opgestelde informatie m.b.t.de aangiften enkel bedoeld is voor Cliënt en de belastingdienst en niet voor derden.IB aangiften5.5 Een belastingaangifte c.q. de bijlagen worden in het kader van de Nederlandse Standaard 4410 (“Opdrachten tothet samenstellen van financiële overzichten”) niet aangemerkt als een financieel overzicht. De in deze standaardopgenomen bepalingen worden voor deze aangifte niet toegepast.5.6 Indien op enig moment blijkt dat de structuur of de bedrijfsactiviteiten zodanig wijzigen dat naar ons inzicht deNederlandse Standaard 4410 of een van de overige standaarden van toepassing wordt, dan zal een nieuweopdrachtbevestiging worden opgesteld.5.7 De jaarlijkse aangifte inkomstenbelasting zal via de cliëntportal, of andere correspondentie mogelijkheden terbeschikking worden gesteld. De aangifte inkomstenbelasting zal Cliënt daar terugvinden, waarna Cliënt dezerechtstreeks elektronisch kan indienen bij de Belastingdienst.5.8 Cliënt dient de aangifte inkomstenbelasting in principe in te dienen voor de wettelijk opgelegde termijn. Om dezetermijn te verlengen, zal Auren de aangifte opnemen in de uitstelregeling. Het verkrijgen van uitstel betekentechter ook dat de navorderingstermijn, die de Belastingdienst heeft, wordt verlengd. Door ondertekening van deOpdrachtbevestiging gaat Cliënt akkoord met het opnemen van de aangiften inkomstenbelasting in onzeuitstelregeling.
Artikel 6. Gedragscode
6.1 De aangiftenpraktijk zal Auren uitvoeren in overeenstemming met de van toepassing zijnde beroepsregelgeving.Auren zal bij de uitoefening van haar functie als belastingadviseur in ieder geval gebonden zijn aan het ReglementBeroepsuitoefening van de Nederlandse Orde van Belastingadviseurs (NOB). Het Reglement stelt onder meer regelsvoor de vakbekwaamheid, onafhankelijkheid, objectiviteit en integriteit van belastingadviseurs. Het reglement kandesgewenst worden inzien op de website van de NOB (www.nob.net).
SPECIFIEKE VOORWAARDEN M.B.T. SALARISVERWERKING:
Artikel 7. De salarisverwerking en facturering.
7.1 Indien de Werkzaamheden bestaan uit de salarisverwerking dan bestaan die uit basis-activiteiten en de aanvullendedienstverlening zoals nader gespecificeerd in de Opdrachtbevestiging.7.2 Voor de basisactiviteiten hanteert Auren een tarief per loonstrook en voor de aanvullende dienstverlening een tariefper uur. Cliënt ontvang voor de basisactiviteiten periodiek een termijnfactuur op basis van het aantal medewerkersper 1 januari van ieder jaar. Na afloop van ieder jaar vindt een afrekening plaatst op basis van het werkelijke aantalverstrekte loonstroken. Voor de invoer van een (nieuwe) medewerker en de aanvullende dienstverlening ontvangtCliënt separaat een factuur op het moment dat dit zich voordoet.
Artikel 8. Beroepsvoorschriften Salarisverwerking.
8.1 Auren verzorgt de salarisadministratie voor Cliënten. De aard van deze Opdracht houdt in dat door Auren geenaccountantscontrole toepast.8.2 Auren is bij haar dienstverlening gehouden aan de naleving van onafhankelijkheidsvoorschriften. Als gevolg hiervankunnen bepaalde soorten van diensten mogelijk niet worden verleend of kunnen restricties gesteld worden aan deuitvoering daarvan.
Artikel 9. Oplevering salarisgegevens.
9.1 Auren zal naar beste kunnen zorgen voor een correcte en tijdige verwerking van de maandelijksesalarisberekeningen. Cliënt is verantwoordelijk voor een juiste en tijdige aanlevering van de mutaties via email.9.2 Deze gegevens dienen te worden aangeleverd uiterlijk 5 werkdagen voorafgaand aan de datum waarop Cliënt desalarisberekeningen in zijn bezit wenst te hebben. Auren zal er voor zorg dragen dat de mutaties tijdig wordenbeoordeeld, de noodzakelijke controles worden uitgevoerd en de salarissen worden verwerkt voor dedesbetreffende periode.
Artikel 10. Digitale loonaangifte(n)
10.1 Het indienen van loonaangiften vindt op digitale wijze plaats, waarbij gewerkt wordt volgens een protocol datvoldoet aan hoge zorgvuldigheidseisen. Auren maakt daarbij gebruik van de meest veilige manier van digitaalberichtenverkeer, dat door de Belastingdienst beschikbaar is gesteld.10.2 Het digitaal indienen van de loonaangifte door Auren vindt uitsluitend plaats nadat Cliënt voor het indienen van dieaangifte een volmacht heeft afgegeven. Daarmee blijft Cliënt te allen tijde zelf verantwoordelijk en aansprakelijkvoor (de inhoud van) de ingediende aangifte. Dit geldt mede voor de tijdigheid, volledigheid en juistheid. De in tevullen volmacht aan Auren om de aangifte te doen, is bij de Opdrachtbevestiging bijgevoegd.10.3 Auren is niet aansprakelijk voor schade die voortvloeit of verband houdt met het doen van digitale aangifte,waaronder begrepen en niet beperkt tot het niet of niet deugdelijke functioneren van middelen, waarmee deaangifte tot stand komt en ingediend wordt, onjuiste transmissie van gegevens, enz.
Artikel 11. Auren is verwerker bij salarisadministratie Opdrachten.
11.1 Auren is verwerker ten aanzien van de persoonsgegevens van het personeel van de Cliënt in het kader van desalarisadministratie. Auren heeft geen andere doeleinden dan die van de Cliënt bij het verwerken van depersoonsgegevens en er ook geen belang bij om doel en middelen te bepalen van de gegevensverwerking, nochvragen de gedrags- en beroepsregels dat van Auren.11.2 Bij iedere Opdracht tot salarisadministratie zal Auren per Cliënt een verwerkersovereenkomst sluiten welke voldoetaan de wettelijke vereisten van de AVG.11.3 Cliënt is te allen tijde verwerkingsverantwoordelijke ten aanzien van haar personeel en de gegevens die zij aanAuren ter beschikking stelt.
Artikel 12. Toegang en gebruik portaal t.b.v. salarisverwerking.
12.1 In de Opdracht bevestiging kan Auren aan Cliënt voor de duur van de Opdracht een zelfstandig gebruiksrecht opeen salarisverwerkingsportaal verstrekken onder de toepasselijkheid van nadere gebruiksvoorwaarden. Datgebruiksrecht betekent onder meer dat Cliënt direct toegang krijgt tot een afgeschermd bedrijfseigen dashboarden daar zelf alle personeelsgegevens in opgeeft welke nodig zijn om de salarisverwerking te doen. Auren controleertdie gegevens en verwerkt deze tot loonstroken welke Cliënt vervolgens weer kan verspreiden onder haar personeeldan wel beschikbaar stelt in het portaal aan de medewerkers indien deze rechtstreeks toegang hebben vanwegeeen medewerkerslicentie van Cliënt.12.2 De salarisadministratie portalen worden aan Auren ter beschikking gesteld via door haar verworven superlicentiesvan de software as a service (SaaS) leveranciers Auren en de SaaS leveranciers hebben een samenwerking waarbijAuren het salarisverwerkingsportaal voor haar Cliënten mag gebruiken en haar Cliënten en diens medewerkers eengebruiksrecht daarop kan verstrekken ten behoeve van de salarisverwerking door Auren.
Artikel 13. Aansprakelijkheid Auren bij gebruik salarisadministratie portaal.
13.1 Auren is niet verantwoordelijk noch aansprakelijk voor technische problemen die ontstaan door verouderdebrowsers, servers of veiligheidsinstellingen die de toegang tot en de berichtgeving vanuit het salarisportaalverhinderen of beperken. Het is de eigen verantwoordelijkheid van Cliënt om dit van tevoren te controleren.13.2 Auren is niet aansprakelijk voor onbevoegd of verkeerd gebruik van het salarisadministratie portaal door Cliënt.13.3 Het tekortschieten van het salarisadministratie portaal is niet aan Auren toerekenbaar indien dit komt door eenniet voorzienbare oorzaak die buiten de macht ligt van Auren.13.4 Verder gelden de algemene aansprakelijkheidsbepalingen zoals beschreven in deel A deze voorwaarden.
Hoofdstuk D: Aanvullende voorwaarden Overige dienstverlening
Artikel 1. Consultancy diensten
1.1 Hoofdstuk D is van toepassing op alle door Auren geoffreerde of verrichte Opdrachten met betrekking tot Tax &Legal Products. Voor het overige is Hoofdstuk A van toepassing. Onder deze Werkzaamheden vallen o.a.:• Belastingadvies• Juridisch advies• HR advisering• Subsidie advies en aanvraag• Geschiloplossing• Risicomanagement adviezen• Vermogens- en estateplanning• Pensioenadvies en financiële planning
Artikel 2. Algemene Verordening Gegevensbescherming enrolverdeling.
2.1 Auren is bij een Consultancy Opdracht een verwerkingsverantwoordelijke ten aanzien van de persoonsgegevensdie zij daarbij verwerkt. Cliënt is bij deze Opdracht ook een verwerkingsverantwoordelijke ten aanzien van depersoonsgegevens die zij daarbij verstrekt aan of verwerft van Auren. Dit betekent dat er geen verwerkersafsprakengemaakt worden met Auren in het kader van de Opdracht. Auren zal uiteraard alle verwerkingen van depersoonsgegevens verrichten in overeenstemming met de AVG en alle passende (organisatorische, juridische entechnische) maatregelen nemen om aan de AVG te voldoen. Cliënt zal datzelfde dienen te doen als gevolg waarvanCliënt Auren vrijwaart voor alle schade en kosten welke Auren mocht lijden door data incidenten en datalekken dieopkomen aan de zijde van Cliënt.
Artikel 3. Gedragscode
3.1 De fiscale dienstverlening zal Auren uitvoeren in overeenstemming met de van toepassing zijndeberoepsregelgeving. Auren zal bij de uitoefening van haar functie als belastingadviseur in ieder geval gebondenzijn aan het Reglement Beroepsuitoefening van de Nederlandse Orde van Belastingadviseurs (NOB). Het Reglementstelt onder meer regels voor de vakbekwaamheid, onafhankelijkheid, objectiviteit en integriteit vanbelastingadviseurs. Het reglement kan desgewenst worden inzien op de website van de NOB (www.nob.net).